$3,936.00 - $5,213.00 Monthly

Office Assistant 3 – Pharmacy

Dept. of Corrections
Lacey, WA
Tipo de Empleo: Full Time - Permanent

SeattleMX Análisis de Empleo

Descripción Original del Puesto

Descripción

Office Assistant 3 - Pharmacy description image

Asistente de Oficina 3

Oficina Comercial de la Región Oeste

Lacey, Washington.

Salario por hora: $22.62-$29.96

Salario mensual: $3,936.00-$5,213.00

Horario: 7:00am-3:30pm (0700-1530) lunes a viernes (sábados y domingos libres)

 

El Departamento de Correcciónes del Estado de Washington busca un individuo altamente motivado y calificado para el puesto de Asistente de Oficina 3 en la Oficina Comercial de la Región Oeste ubicada en Lacey, Washington.


Este puesto garantiza que los registros de pacientes sean completos y accesibles, y que se obtengan registros para facilitar la atención al paciente durante la internación y después de su liberación, lo cual aumenta las posibilidades del paciente de tener éxito al reintegrarse, contribuyendo directamente al cumplimiento de la misión de la agencia de mejorar la seguridad pública al cambiar positivamente vidas.


La misión del Departamento de Correcciónes es 'mejorar la seguridad pública al cambiar positivamente vidas'. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en doc.wa.gov


EL PAQUETE DE SOLICITUD COMPLETADO INCLUIRÁ:

  • Un currículum detallado
  • Una carta de presentación que explique su interés por este puesto


La evaluación de la solicitud será continua; el órgano contratante se reserva el derecho de ofrecer el puesto en cualquier momento durante el proceso de reclutamiento. Será ventajoso para el solicitante presentar su aplicación lo antes posible. Esta convocatoria podría utilizarse para llenar múltiples puestos permanentes o no permanentes.

Tareas

Procesar registros médicos: 

  • Revisión de registros ordenados – Lleve el formulario de orden, anote todos los registros que han llegado para ese pedido, registre con precisión la recepción cronológica de los registros recibidos en OMNI utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico, incluyendo el número de volúmenes recibidos; siga el caso de cualquier registro que no haya llegado notificando al Líder o Supervisor o enviando un correo electrónico a la Unidad de Registros; ingrese la fecha de recepción de cada registro en la base de datos Access; coloque los registros recibidos en el estante para el procesamiento de revelación; coloque cada solicitud en la carpeta adecuada para el procesamiento. 
  • Envío de registros de tratamiento de abuso de sustancias en archivo azul (BF) a la Unidad de Recuperación de Abuso de Sustancias (SARU) cuando se reciban con CF/MF – Registre la recepción cronológica del BF en OMNI utilizando el código de Emisión de Registros. Empaque de forma segura en un sobre; cree una etiqueta de dirección, fíjela en el sobre; coloque el sobre en el correo de salida para que lo recoja CMS; registre el movimiento del BF en OMNI utilizando el código de Emisión de Registros. 
  • Devolución de registros cuando ya no sean necesarios – Después de dos semanas de revelación, verifique que no haya más solicitudes de revelación para cada registro y envíe los archivos centrales y médicos (CF/MF) de regreso al Centro de Registros del Estado (SRC) y a la Unidad de Registros e Información de Gestión (RIMU); empaque las cajas de archivo en orden de número de código de barras; cree una etiqueta de dirección para SRC o RIMU; tape de forma segura la caja cerrada con la etiqueta de dirección adjunta; coloque la caja junto a la puerta exterior para que lo recoja el Servicio de Correo Consolidado (CMS); registre con precisión la devolución de CF/MF en OMNI utilizando los códigos de Movimiento de Archivo Central y Movimiento de Archivo Médico, incluya el número de cajas por archivo cuando sea pertinente; marque la devolución en la base de datos Access para cada CF/MF. 
  • Devolución de registros a oficinas regionales de Registros para archivo – Revisión y investigación de la solicitud recibida por correo electrónico, notifique al solicitante cualquier registro que no esté disponible en la Unidad; anote en la base de datos Access los registros que se devolverán; imprima la lista de registros a devolver desde Access; extraiga los registros de los estantes, asegurándose de incluir todos los volúmenes; coloque los registros en cajas de archivo en orden numérico; cree una etiqueta de dirección para la oficina de Registros; tape de forma segura la caja cerrada con la etiqueta de dirección adjunta, complete la tarjeta rosa CMS cuando los registros requieran envío y fíjela en la caja; coloque la caja junto a la puerta exterior para que lo recoja CMS; registre el movimiento en OMNI utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico, incluyendo el número de volúmenes del registro; anote en la base de datos Access la fecha en que cada registro fue enviado; investigue los registros de recepción para asegurarse de que el registro llegue a la oficina regional de Registros, elimine la entrada de Access una vez que llegue, realice seguimiento si parece que algún registro de recepción está faltante. 
  • Envío de registros solicitados a instalaciones – Revisión e investigación de la solicitud recibida por correo electrónico, notifique al solicitante cualquier registro que no se encuentre en la Unidad; extraiga los registros de los estantes; empaque los registros en cajas de archivo; cree una etiqueta de dirección para el archivo médico de la instalación; tape de forma segura la caja cerrada con la etiqueta de dirección adjunta, complete la tarjeta rosa CMS cuando los registros requieran envío y fíjela en la caja; coloque la caja junto a la puerta exterior para que lo recoja CMS; registre el movimiento en OMNI utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico, incluyendo el número de volúmenes; anote en la base de datos Access la fecha en que cada registro fue enviado; investigue los registros de recepción para asegurarse de que el registro llegue al archivo médico de la instalación, elimine la entrada de Access una vez que llegue, realice seguimiento si parece que algún registro de recepción está faltante o ingresado incorrectamente. 
  • Auditoría de la base de datos Access para individuos reingresados y envío de registros a la instalación actual – Investigue cada número DOC listado en la tabla de Registros en OMNI; anote en la base de datos Access los que hayan sido reingresados a prisión; extraiga los registros de los estantes; empaque los registros en cajas de archivo por cada ubicación por separado; cree etiquetas de dirección de la caja, tape de forma segura la caja cerrada con la etiqueta de dirección adjunta, complete la tarjeta rosa CMS cuando los registros requieran envío y fíjela en la caja; coloque la caja junto a la puerta exterior para que lo recoja CMS; registre el movimiento en OMNI utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico; anote en la base de datos Access la fecha en que cada registro fue enviado; investigue los registros de recepción para asegurarse de que el registro llegue a la ubicación, elimine la entrada de Access una vez que llegue, realice seguimiento si parece que algún registro de recepción está faltante o ingresado incorrectamente. 
  • Auditoría de los registros en la Unidad de Archivos Médicos para asegurar que todos hayan sido ingresados en la base de datos Access – Imprima la tabla de Registros desde la base de datos Access, busque en los estantes de almacenamiento cada registro listado, anote cualquier discrepancia, investigue las discrepancias para localizar registros faltantes o adicionales, actualice la tabla de Registros según sea necesario para agregar registros no listados o eliminar registros listados pero que ya no estén en la Unidad, notifique al supervisor cualquier discrepancia que no pueda ser resuelta. 
  • Ordenar registros requeridos para revelación cuando se solicite por parte del supervisor o líder – Envíe la lista a cada oficina regional de Registros, inicie sesión en el Sistema de Gestión de Registros del Secretario de Estado (RCMS) y ingrese el número de código de barras y los identificadores DOC para cada CF/MF requerido, imprima las listas, adjunte la lista a las solicitudes ordenadas desde esa ubicación, anote en cada lista el nombre de la carpeta donde se archivará la solicitud de revelación, archivo las solicitudes en la carpeta de Solicitudes Ordenadas. 

Asistir con las necesidades de registros médicos en otras instalaciones cuando se solicite:

  • Realizar investigación en cada archivo de violador recibido – Examina los Movimientos en OMNI para identificar correctamente el tipo de violación; registre con precisión la recepción de los registros utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico e incluya el tipo de archivo y las fechas de admisión; registre adecuadamente en la base de datos CCP Access o en la hoja de cálculo CCJ. 
  • Escanear e indexar los registros médicos de CCJ y del Consejo de Condado en el sistema de imagenación de la agencia – Escanee los documentos utilizando un dispositivo multifuncional o un escáner dedicado a OnBase, verifique la legibilidad de cada página, escaneo adicional si es necesario; suba los archivos de imagen a la carpeta de escaneo; utilice el cliente OnBase Unity para indexar (codificar) cada página correctamente, realice una auditoría de calidad para asegurar que todos los documentos estén indexados correctamente; verifique que todos los documentos sean visibles en OnBase, destruya los documentos originales después de la verificación, y registre el escaneo y la destrucción utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico con las fechas de admisión incluidas; elimine la entrada del archivo de la hoja de cálculo Excel.  
  • Preparar registros inactivos para retención 30 días después de la liberación – Inspeccione los archivos sueltos pendientes para asegurar que todos los documentos estén incluidos en el historial médico; investigue los Movimientos en OMNI y los registros de recepción para asegurar que todos los volúmenes del registro estén incluidos; empaque el registro en sobres etiquetados con el apellido, nombre, número DOC, y las fechas de admisión y alta incluidas en el registro; coloque la etiqueta de la espalda del archivo en la parte posterior del sobre; escriba el número del volumen actual y el número total de volúmenes en cada sobre si se utilizó más de uno para almacenar el registro; cree un registro en OMNI para cualquier cambio en el número de volumen utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico. 
  • Resolver preguntas técnicas – Proporcionar instrucciones precisas para localizar registros médicos; proporcionar instrucciones para crear registros de recepción precisos; proporcionar instrucciones sobre el archivo CCP versus el archivo CCJ; proporcionar instrucciones sobre cómo escanear correctamente los archivos de violadores. 

Procesar archivos inactivos de interfiling: 

  • Procesar archivos sueltos recibidos de instalaciones y oficinas regionales de Registros – Realice investigación para localizar con precisión el historial médico utilizando los Movimientos en OMNI, los registros de recepción y las fechas de revisión, obtenga el número de código de barras de archivo utilizando OFTS cuando sea necesario; archivo adecuadamente los documentos en los registros ubicados en la Unidad, envíe los documentos a las instalaciones y oficinas regionales de Registros cuando sea necesario utilizando sobres de oficina interna o de correo, complete y fije la tarjeta rosa CMS cuando sea necesario; registre adecuadamente los documentos para los registros archivados en la base de datos Access Interfiling incluyendo el número de código de barras de archivo, el número DOC, apellido, inicial del nombre, AKA si el nombre en OMNI es diferente al nombre en el documento, fecha de liberación, fecha de archivo y fecha de destrucción, archivo adecuadamente los documentos en los archivos de la oficina para el interfiling archivado. 
  • Revisar y registrar adicionalmente volúmenes y archivos de violadores CCP – Registre la recepción de registros/archivos recibidos en OMNI utilizando el código de Movimiento de Archivo Médico, incluyendo el número de volúmenes o las fechas de admisión recibidas; realice investigación para localizar con precisión el historial médico utilizando los Movimientos en OMNI, los registros de recepción y las fechas de revisión, obtenga el número de código de barras de archivo utilizando OFTS cuando sea necesario; envíe o devuelva el volumen/archivo a una ubicación alternativa si es necesario; registre la recepción en la base de datos Access.
  • Ordenar y procesar registros para interfiling archivado – Ingrese los CF/MF a ordenar en la base de datos Access; inicie sesión en el Sistema de Gestión de Registros del Secretario de Estado (RCMS) y ingrese cada CF/MF requerido; imprima la orden, adjunte la lista a los documentos de interfiling, archivo la orden en la carpeta de Solicitudes Ordenadas; revise los registros ordenados, registre la recepción de CF/MF en OMNI utilizando los códigos de Movimiento de Archivo Central y Movimiento de Archivo Médico; coloque los documentos extraídos de los archivos de la oficina para interfiling archivado en el historial médico; adjunte volúmenes adicionales del historial médico al CF/MF; devuelva el CF/MF al Centro de Registros del Estado, registre la devolución de CF/MF en OM, utilizando los códigos de Movimiento de Archivo Central y Movimiento de Archivo Médico; elimine las entradas de la base de datos Access Interfiling de los documentos que hayan sido archivados. 
  • Supervisar la base de datos Access Interfiling – Cuando revise los CF/MF recibidos del SRC, busque en la base de datos interfiling; adjunte cualquier documento a la solicitud de revelación; elimine la entrada en la base de datos. 
  • Cree una nueva hoja de cálculo y/o base de datos cuando sea necesario para procesar interfiling.

Mantener el inventario de suministros:

  • Monitorear y ordenar el inventario – Use la hoja de cálculo de Excel para rastrear el stock; ordene suministros utilizando criterio para asegurar que el stock no se agote; ordene artículos adicionales cuando se solicite por parte del personal de otra unidad; notifique al personal sobre el pedido inminente para que cualquier artículo adicional pueda incluirse; complete el pedido en el sistema TRACKS E-Purchasing; envíe el pedido TRACKS al Gerente de Farmacia y Operaciones de Registros de Salud para aprobación; imprima la Hoja de Información del Pedido (POIS) adjunta al correo de confirmación para ayudar a asegurar que todos los artículos se reciban. 
  • Recibir pedidos – Compare el recibo de embarque y los artículos recibidos con la POIS, conserve el recibo de embarque; envíe el recibo de embarque(s) a la Sección 3 de Recepción después de que todos los artículos hayan sido recibidos; actualice el inventario en la hoja de cálculo de Excel; conserve la documentación por seis meses. 
  • Mantener la hoja de cálculo de Excel – Añada artículos según sea necesario, incluyendo el número de artículo de Office Depot y/o Pacific Office Solutions; elimine artículos que ya no sean necesarios; ajuste la cantidad de stock necesaria para reflejar la cantidad típicamente utilizada. 
  • Asegurar que los folios de separación de registros de salud impresos estén disponibles – Monitorear la cantidad de cada tipo de folio de separación disponible; imprima cuando sea necesario utilizando criterio para asegurar que el stock impreso satisfaga las necesidades para la descomposición de registros y no se agote. 
  • Cree una nueva hoja de cálculo y/o base de datos cuando sea necesario para rastrear suministros y su uso.

Otros deberes asignados: 

  • Revisar y procesar solicitudes de listas de medicamentos del paciente para garantizar un servicio oportuno y de calidad – Investigue la ubicación del movimiento y la fecha de liberación en OMNI Movements; inicie sesión en el sistema farmacéutico CIPS, ingrese las fechas inclusivas de la información para extraer, ingrese el número DOC del paciente, revise los resultados para asegurar que los medicamentos liberados estén incluidos, actualice las fechas inclusivas si es necesario, extraiga la lista de medicamentos liberados, imprima o guarde la lista en PDF; cree el Declaración de Revelación y guárdelo como PF; combine la lista de medicamentos y la Declaración de Revelación en un solo archivo PDF usando Adobe Pro; responda al correo electrónico si la solicitud fue enviada por correo y adjunte el archivo PDF de la lista de medicamentos, notifique al solicitante que es una lista de medicamentos para la fecha específica de liberación, cifre el correo electrónico antes de enviarlo; use eFax para enviar la lista de medicamentos como respuesta a la solicitud por fax, cree la hoja de cubierta del fax, notifique al solicitante que es una lista de medicamentos para la fecha específica de liberación, guarde la confirmación en el archivo electrónico de Correspondencia. 
  • Documentar la revelación – Ingrese la solicitud y la revelación en el Registro de Revelaciones de Registros de Salud de SharePoint, incluyendo el número DOC del paciente, nombre completo, fecha en que se recibió la solicitud, el lugar que recibió la solicitud, nombre y ubicación del solicitante, si la revelación fue autorizada, motivo de la solicitud, información revelada, número de páginas, fecha de finalización, cómo se proporcionó el documento, quién completó la revelación y el tiempo dedicado para completar la revelación; documente en la solicitud impresa el número de páginas, lo que se reveló, fecha de revelación, quién completó la revelación y la firma. 
  • Revisar y asignar correctamente las solicitudes de registros públicos publicadas en GovQA – Investigue la ubicación del registro utilizando OMNI Movements, Chronos y Check Dates; asigne a la persona indicada en la instrucción Asignar Solicitudes de Registros de Salud según la responsabilidad del lugar y el nombre/número del registro; asegure que las autorizaciones para solicitudes de Servicios de Determinación de Discapacidad sean válidas, asigne a la Unidad si no es así; asigne las respuestas de No hay Registros a la Unidad. 
  • Procesar solicitudes de la Unidad – Registre correctamente las solicitudes en la base de datos Access, incluyendo el número de registro, el número H de GovQA, el número DOC, el nombre del paciente, la fecha de recepción de la solicitud, el nombre del solicitante y la ubicación del registro; obtenga el número de código de barras de archivo usando OFTS cuando sea necesario; anote el número de registro, el número H, la ubicación del registro/código de barras y el número DOC en la solicitud; liste las fechas de encarcelamiento/salida en la solicitud o en un documento separado adjunto a la solicitud para ayudar a asegurar que el registro sea completo.

Calificaciones

Calificaciones Requeridas: 

  • Licencia de conducir válida. 
  • Un año de experiencia en tareas de oficina. 
  • Capacidad para teclear un mínimo de 40 palabras por minuto. 
  • Conocimiento general y experiencia con máquinas de oficina, incluyendo computadora personal, copiadora, máquina de fax, teléfono de múltiples líneas, etc. 
  • Demostrar habilidades en computadora y oficina básicas. 
  • Habilidades intermedias en procesamiento de texto y hojas de cálculo. 
  • Demostrar habilidades de organización y gestión del tiempo. 
  • Manejar entornos estresantes: Adaptarse y manejar positivamente el estrés de un entorno laboral de alta velocidad. 
  • Capacidad para multitarea: Capacidad para multitarea, priorizar y completar asignaciones de trabajo en un entorno rápido y orientado a detalles. 
  • Políticas y procedimientos: Conocer, comprender y demostrar consistentemente la capacidad de seguir todas las políticas, procedimientos y lineamientos aplicables del organismo relacionados con custodia y seguridad. Mantenerse actualizado/a conforme cambien las políticas y procedimientos. 
  • Compartir información de manera adecuada: Mantener la confidencialidad de la información obtenida a través del cargo, protegida por la política del Departamento de Corrección, y por la ley federal y/o estatal. Informar al supervisor sobre los elementos de conocimiento necesario; compartir información completa y precisa. 
  • Jugador de equipo: Demostrar enfoque de equipo para brindar excelente servicio al cliente. Comunicarse de manera efectiva tanto interna como externamente. Promover la inclusividad. 
  • Fomentar una actitud positiva: Demostrar apertura hacia la constante evolución de la composición social y cultural del lugar de trabajo. Trabajar eficazmente con hombres y mujeres de diferentes perspectivas, habilidades, discapacidades, razas, religiones, edades, preferencias de estilo de vida y antecedentes sociales, étnicos y culturales. Reconocer respetuosamente las diferencias entre las personas y valorar estas diferencias como importantes y valiosas. Ser sensible y adecuado/a culturalmente. Respetar y valorar las diversas tradiciones y antecedentes. 
  • Demostrar los valores del organismo 

 Calificaciones deseadas:

  • Dos años de experiencia en secretariado.
  • Equivalente en educación o experiencia.
  • Experiencia trabajando en un entorno de servicios de salud y conocimiento de terminología médica es preferible.

Información suplementaria

Misión: La misión del DOC es mejorar la seguridad pública al cambiar positivamente las vidas.

Nuestra visiónTrabajando juntos por comunidades más seguras.

Nuestra Compromiso: Operar un sistema de corrección seguro y humano y colaborar con otros para transformar vidas y mejorar Washington.


Nuestros Valores Centrales[5] Cultivar un entorno de integridad y confianza:


  1. Cultivate an environment of integrity and trust: Los valores de corrección incluyen la colaboración y la confianza. Fomentamos la transparencia y apoyamos conversaciones valientes. Estamos comprometidos con hacer lo que decimos que haremos al ser responsables y asumir la responsabilidad personal por nuestras acciones.
  2. Interacciones respetuosas e inclusivas: La corrección valora a las personas promoviendo un entorno inclusivo y diverso, que fomenta la seguridad. Respetamos, valoramos y escuchamos las opiniones, sentimientos y perspectivas de nuestros stakeholders, considerando el impacto en quienes servimos así como entre nosotros mismos.
  3. Seguridad de las personas: La corrección cree en crear un entorno que valore la seguridad física, mental y emocional, así como el bienestar. Honramos a quienes promueven la seguridad para todos.
  4. Positividad en palabras y acciones: En Corrección, asumimos intenciones positivas y creemos que existe un deseo compartido por el mejor resultado. Mostramos consistentemente comportamientos positivos y siempre ponemos nuestro mejor esfuerzo.
  5. Apoyar el éxito de las personas: Corrección está comprometida con nuestra comunidad – comprendiendo a las personas, inspirando esperanza, abrazando el cambio y brindando oportunidades.


NOTAS IMPORTANTES:

  • DOC cumple con los requisitos de verificación de elegibilidad para empleo del formulario I-9 de verificación de elegibilidad para empleo federal. El candidato seleccionado debe poder proporcionar prueba de identidad y elegibilidad para trabajar en Estados Unidos de acuerdo con los requisitos de ese formulario. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
  • DOC no utiliza E-Verify; por lo tanto, no somos elegibles para extender la práctica optativa de capacitación (OPT). Para más información, por favor visite www.uscis.gov.
  • Por favor incluya al menos tres (3) referencias profesionales con su solicitud. Una referencia profesional se define como una persona que ha sido pagada para supervisar su trabajo y puede atestiguar su desempeño laboral, habilidades técnicas y competencias laborales. Si no tiene ninguna o suficientes referencias profesionales, por favor incluya profesionales no relacionados, como educadores u otros asociados profesionales.   


Por favor note:  Número de teléfono Y dirección de correo electrónico son requeridos para todas las referencias profesionales.

  • Se realizará una verificación de antecedentes, incluyendo el historial de registros penales, antes de la contratación de un nuevo empleado. La información obtenida de la verificación de antecedentes no necesariamente impedirá la contratación, pero será considerada en la determinación de la idoneidad y competencia del postulante para desempeñar el cargo.
  • Los empleados pueden trabajar directamente con o cerca de individuos encarcelados en un entorno potencialmente peligroso. Por favor considere esto al decidir si aplica. 
  • Estamos comprometidos en mantener un entorno laboral libre de drogas y alcohol, y nuestros empleados se espera que cumplan con todas las leyes estatales y federales. Se puede administrar una prueba de drogas previa a la contratación como parte del proceso de selección, y los postulantes que resulten positivos en cualquier sustancia controlada serán descalificados de la consideración. 
  • Oleoresina de Capsicum (OC) es un spray de pimienta en aerosol disponible como medio de defensa personal y/o desescalado. Los postulantes con sensibilidades o alergias se les anima a preguntar sobre el nivel de exposición que podrían esperar en este cargo. 
  • Los proyectos de cuidado de animales son un componente común de la mayoría de las prisiones del estado de Washington, incluyendo programas de perros y gatos. Los postulantes con sensibilidades o alergias a animales se les anima a preguntar sobre el nivel de exposición que podrían esperar en este cargo.
  • La tuberculosis (TB) es un tema de salud prioritario para los empleados del DOC. El candidato exitoso podría ser requerido a proporcionar una prueba válida de la prueba de piel de TB dentro de los 60 días desde la fecha de contratación. Cuando los resultados de las pruebas son positivos, también se requerirá más información, pruebas y tratamiento. La contratación no depende de los resultados de las pruebas.
  • Este cargo puede ser representado por una unidad de negociación colectiva.
  • Requiere una evaluación médica del uso de respirador, prueba de ajuste, capacitación y uso de protección respiratoria según los estándares del Acta de Seguridad Industrial de Washington. Consulte WAC 296-842 para obtener más información.  
  • Debe ser capaz de trabajar en espacios reducidos, subir escaleras, caminar largas distancias y levantar con frecuencia hasta 30 libras. En circunstancias raras, este cargo podría requerir levantar o transportar hasta 50 libras y empujar hasta 100 libras. 
  • Los grados equivalentes extranjeros otorgados fuera de los Estados Unidos deben incluir un informe de evaluación de credenciales adjunto a su solicitud. Puede solicitar la evaluación requerida/ documentación desde www.wes.org y www.aice-eval.orgHasta que se proporcione esta documentación, no serás seleccionado para continuar en el proceso de contratación.
  • Los candidatos que se les ofrezca un empleo con el Departamento de Correcciones deben poseer autorización para trabajar que no requiera la sponsorización del empleador para un visado en el presente o en el futuro.
  • El salario se basa en la experiencia y se determina en el momento en que se hace la oferta final de empleo. 


Estamos comprometidos a contratar individuos que posean competencias de diversidad esenciales: 

Fomentar una actitud positiva y la apertura hacia la constante evolución de la composición social y cultural del lugar de trabajo.


  • Trabajar eficazmente con personas de diferentes perspectivas, habilidades, discapacidades, razas, religiones, edades, preferencias de estilo de vida y antecedentes sociales, étnicos y culturales.
  • Reconocer respetuosamente las diferencias de las personas y reconocer estas diferencias como importantes y valiosas.
  • Fomentar la inclusividad.
  • Ser sensible y adecuado culturalmente.
  • Respetar y valorar los fondos de diversidad y tradiciones.


Lo que Ofrecemos: 


Como empleado del Departamento de Correcciones, tu integración vida-trabajo es una prioridad. Los empleados del estado de Washington ofrecen uno de los paquetes de beneficios más inclusivos y competitivos del país. Además de la seguros familiares completos para medicina, odontología y visión, estos beneficios también pueden incluir:


  • Hasta 25 días de vacaciones pagados al año
  • 8 horas de licencia médica pagada al mes
  • 12 días festivos pagados al año 
  • Plan de jubilación generoso
  • Cuentas de gastos flexibles
  • Asistencia para cuidado de dependientes
  • Compensación diferida y mucho más!


Los empleados del estado son miembros del Sistema de Jubilación de Empleados Públicos de Washington (PERS). Los nuevos empleados tienen la opción de dos programas de jubilación contribuidos por el empleador. Para obtener información adicional, consulta el Departamento de Sistemas de Jubilación' sitio web.

DOC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por raza, creencia, color, origen nacional, sexo, estado civil, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, edad, veterano honrosamente despedido, estado de veterano, información genética, o la presencia de cualquier discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de asistencia entrenado por una persona con discapacidad.

Para preguntas sobre este reclutamiento, o para solicitar una adaptación razonable en el proceso de aplicación, por favor envíe un correo electrónico a lindsey.martinez@doc1.wa.gov o llámenos al 425-760-4485. Para servicios TTY, por favor llame al Servicio de Relé de Washington al 7-1-1 o al 1-800-833-6388.

SeattleMX Job Analysis

Original Job Description

Description

Office Assistant 3 - Pharmacy description image

Office Assistant 3

Southwest Region Business Office

Lacey, Washington.

Hourly Salary: $22.62-$29.96

Monthly Salary: $3,936.00-$5,213.00

Schedule: 7:00am-3:30pm (0700-1530) Monday-Friday (Saturday/Sunday off)

 

The Washington State Department of Corrections is seeking a highly motivated and qualified individual for the Office Assistant 3 position at the Southwest Region Business Office located in Lacey, Washington.


This position ensures patient records are complete and accessible and records are obtained to facilitate patient care during incarceration and after release, which increases the patient’s chances of succeeding upon reentry, directly contributing to the agency’s mission to improve public safety by positively changing lives.


The mission of the Department of Corrections is to 'improve public safety by positively changing lives. For additional information visit our website at doc.wa.gov


COMPLETED APPLICATION PACKET WILL INCLUDE:

  • A detailed resume
  • A cover letter outlining your interest in this position


Application assessment will be ongoing; the hiring authority reserves the right to offer the position at any time during the recruitment process. It’s the applicant's advantage to apply as early as possible. This recruitment could be used to fill multiple permanent or non-permanent positions.

Duties

Process health records: 

  • Check-in ordered records – Pull order form, note all records that have arrived for that order, accurately chrono reception of records received into OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes received; follow-up on any records not received by notifying Lead or Supervisor or emailing sending Records unit; enter date received for each record in Access database; place received records on shelf for disclosure processing; place each request paperwork in appropriate folder for processing. 
  • Forward substance abuse treatment records blue file (BF) to Substance Abuse Recovery Unit (SARU) when received with CF/MF – Chrono receipt of BF in OMNI using Records Issues code. securely package in envelope; create address label, affix address label to envelope; place in outgoing mail for CMS pickup; chrono BF movement in OMNI using Records Issues code. 
  • Return records when no longer needed – After two weeks post-disclosure, verify there is no additional disclosure request for each record and send central and medical files (CF/MF) back to State Records Center (SRC) and Records and Information Management Unit (RIMU); pack archive boxes in barcode number order; create SRC or RIMU address box label; securely tape box closed with address label attached; place box by exterior door for Consolidated Mail Services (CMS) pickup; accurately chrono return of CF/MF into OMNI using Central File Movement and Medical File Movement codes, include number of boxes per file when appropriate; check off return in Access database for each CF/MF. 
  • Return records to regional Records offices for archiving – Review and research emailed request, notify requester of any records not in Unit; note in Access database records to be returned; print Access list of records to be returned; pull records from shelves, ensuring all volumes are included; place records in archive boxes in numerical order; create Record office mailing label; securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping and affix to box; place box by exterior door for CMS pickup; chrono return into OMNI using Medical File Movement code to include number of volumes for record; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at the regional Records office, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing. 
  • Send requested records to facilities – Review and research emailed request, notify requester of any records not located in Unit; pull records from shelves; pack records in archive boxes; create address box label for facility Medical Records; securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping and affix to box; place box by exterior door for CMS pickup; chrono movement in OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at facility Medical Records, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing or entered incorrectly. 
  • Audit Access database for readmitted individuals and send records to current facility – Research each DOC number listed in Records table in OMNI; note in Access database the ones that have been readmitted to prison; pull records from shelves; pack records in archive boxes for each location separately; create address box labels, securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping; place box by exterior door for CMS pickup; chrono movement in OMNI using Medical File Movement code; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at location, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing or entered incorrectly. 
  • Audit records at the Health Records Unit to ensure all have been entered into the Access database – Print Records table from Access database, search storage shelves for each record listed, note any discrepancies, research discrepancies to locate missing or extra records, update Records table as needed to add records not listed or remove records listed but no longer in Unit, notify supervisor of any discrepancies that cannot be rectified. 
  • Order records required for disclosure when requested by supervisor or lead – Email list to each regional Records office, log into Secretary of State Records Center Management System (RCMS) and enter barcode number and DOC identifiers for each CF/MF required, print lists, attach list to requests ordered from that location, note on each list folder name the disclosure request will be filed in, file orders in Records Ordered folder. 

Assist with health records needs at other facilities when requested:

  • Conduct research on each violator file received – Examine OMNI Movements to correctly identify type of violation; accurately chrono receipt of records using Medical File Movement code and include type of file and dates of admission(s); log appropriately into CCP Access database or CCJ Excel spreadsheet. 
  • Scan and index CCJ and County Boarder health records into agency imaging system – Scan documents using a Multi-Function Device or OnBase-dedicated scanner, verify legibility of each page, rescan as needed; upload image files to sweep folder; use OnBase Unity Client to index (code) each page correctly, perform quality assurance to ensure all documents are indexed accurately; verify all documents are viewable in OnBase, destroy original documents after verification, and chrono scanning and destruction using Medical File Movement code with dates of admission(s) included; delete file entry from Excel spreadsheet.  
  • Prepare inactive records for retention 30 days post-release – Inspect outstanding loose filing to ensure all documents are included in the health record; research OMNI Movements and Chronos to ensure all volumes of the record are included; package record in envelope(s) labeled with patient last name, first name, DOC number, and admission and discharge dates included in the record; place chart spine label on spine of envelope; write number of current volume and number of total volumes on each envelope if more than one used to house record; create OMNI Chrono for any change in volume number using Medical File Movement code. 
  • Answer technical questions – Provide direction on precisely locating health records; provide direction on creating accurate chronos; provide direction on CCP file vs. CCJ file; provide direction on correctly scanning violator files. 

Process inactive interfiling: 

  • Process loose filing received from facilities and regional Records offices – Conduct research to precisely locate health record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates, obtain archive barcode number using OFTS when required; appropriately file documents in records located at the Unit, forward documents to facilities and regional Records offices as necessary using interoffice or mailing envelopes, complete and affix CMS pink slip when required; correctly log documents for archived records into Access Interfiling database to include archive barcode number, DOC number, last name, first initial, AKA if OMNI name is different than name on document, release date, archive date, and destruction due date, accurately file documents in file cabinets for archived interfiling. 
  • Check in additional volumes and CCP violator files – Chrono reception of records/files received into OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes or admission dates received; conduct research to precisely locate health record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates, obtain archive barcode number using OFTS when required; forward or return volume/file to alternate location if needed; log receipt into Access database.
  • Order and process records for archived interfiling – Enter CF/MFs to be ordered into Access database; log into Secretary of State RCMS and enter each CF/MF required; print order, attach list to interfiling documents, file order in Records Ordered folder; check in ordered records, chrono receipt of CF/MF using Central File Movement and Medical File Movement codes; place documents pulled from file cabinets for archived interfiling in health record; attach extra volumes of health record to CF/MF; return CF/MF to State Records Center, chrono return of CF/MF using Central File Movement and Medical File Movement codes; delete Access Interfiling database entries of documents that have been interfiled. 
  • Monitor Access Interfiling database – When checking in CF/MFs received from SRC, search database for interfiling; attach any documents to disclosure request; delete entry in database. 
  • Create new spreadsheet and/or database when necessary to process interfiling.

Maintain supply stock:

  • Monitor and order inventory – Use Excel spreadsheet to track stock; order supplies using judgement to ensure stock does not run out; order additional items when requested by other unit staff; notify staff of impending order so any additional items can be included; complete order in TRACKS E-Purchasing System; send TRACKS order to Pharmacy and Health Records Operations Manager for approval; print Purchase Order Information Sheet (POIS) attached to confirmation email to help ensure all items are received. 
  • Receive orders – Compare packing slip and items received with POIS, retain packing slip; email packing slip(s) to Section 3 Receiving after all items have been received; update inventory in Excel spreadsheet; retain paperwork for six months. 
  • Maintain Excel spreadsheet – Add items as necessary, to include Office Depot and/or Pacific Office Solutions item number; remove items no longer needed; adjust number of stock needed to reflect amount typically used. 
  • Ensure printed health record divider sheets are stocked – Monitor amount of each type of divider sheet available; print when needed using judgement to ensure printed stock meets the needs for breaking down records and does not run out. 
  • Create new spreadsheet and/or database when necessary to track supplies and usage.

Other duties as assigned: 

  • Review and process requests for patient medication lists to assure timely, quality service – Research in OMNI Movements location and date of release; log into CIPS Pharmacy system, enter inclusive dates of information to pull, enter patient DOC number, view results to ensure release medications are included, update inclusive dates if needed, pull Release medication list, print or save list to PDF; create Disclosure Statement and save as PF; merge medication list and Disclosure Statement into one PDF file using Adobe Pro; reply to email if emailed request and attach medication list PDF file, notify requester it is a medication list for the specific release date, encrypt email before sending; use eFax to send medication list as response to faxed request, create fax cover sheet, notify requester it is a medication list for the specific release date, save confirmation in Correspondence electronic file. 
  • Document disclosure – Enter request and disclosure in SharePoint Health Records Disclosure Log to include patient’s DOC number, full name, date request was received, facility receiving request, requester name and location, if disclosure was authorized, reason for request, information disclosed, number of pages, date of completion, how document was provided, who completed the disclosure, and time spent completing disclosure; document on printed request number of pages, what was disclosed, date of disclosure, who completed the disclosure, and signature. 
  • Review and accurately assign public records requests posted to GovQA – Research location of record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates; assign to individual listed on instructions Assigning Health Record Requests based on facility and record name/number responsibility; ensure authorizations for Disability Determination Services requests are valid, assign to Unit if not; assign No Records responses to Unit. 
  • Process Unit requests – Correctly log requests into Access database, to include log number, GovQA H number, DOC number, patient name, date request receive, requester name, and record location; obtain archive barcode number using OFTS when required; note log number, H number, record location/barcode number, and DOC number on request; list dates of incarceration/release on request or separate document attached to request to help ensure record is complete.

Qualifications

Required Qualifications: 

  • Valid driver’s license. 
  • One year clerical/office experience. 
  • Ability to type a minimum of 40 words per minute. 
  • General knowledge and experience with office machines, including personal computer, copier, fax machine, mulit-line telephone, etc. 
  • Demonstrate proficiency in basic computer and office skills. 
  • Intermediate word processing and spreadsheet skills. 
  • Demonstrate organization and time management skills. 
  • Handle stressful environments: Adapt to and positively handle the stress of a high-paced work environment. 
  • Multi-task: Ability to multi-task, prioritize, and complete work assignments in a fast-paced, detail-oriented environment. 
  • Policies and procedures: Know, understand, and consistently demonstrate ability to follow all applicable agency policies, procedures, and guidelines related to custody and security. Stay current as policies and procedures change. 
  • Share information appropriately: Maintain confidentiality of information learned through position that is protected by Department of Corrections policy, and Federal and/or State law. Keep supervisor informed of need-to-know items; share complete and accurate information. 
  • Team player: Demonstrate team approach to providing excellent customer service. Communicate effectively both internally and externally. Promote inclusiveness. 
  • Foster a positive attitude: Demonstrate openness toward the ever-changing social and cultural makeup of the workplace. Work effectively with men and women of different perspectives, abilities, disabilities, races, religions, ages, lifestyle preferences, and social, ethnic, and cultural backgrounds. Respectfully acknowledge people’s differences and recognize these differences as important and valuable. Be culturally sensitive and appropriate. Respect and value diverse backgrounds and traditions. 
  • Demonstrate agency values 

 Desired Qualifications:

  • Two years of clerical experience.
  • Equivalent educations/experience.
  • Experience working in  a health services environment and knowledge of medical terminology is preferred.

Supplemental Information

Mission: The mission of DOC is to improve public safety by positively changing lives.

Our Vision: Working together for safer communities.

Our Commitment: To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.


Our Core Values:


  1. Cultivate an environment of integrity and trust: Corrections values partnership and trust. We foster openness and support courageous conversations. We are committed to doing what we say we are going to do by being accountable and taking personal ownership in our actions.
  2. Respectful and inclusive interactions: Corrections appreciates and values individuals by promoting an inclusive and diverse environment, which encourages safety. We respect, value, and listen to the thoughts, feelings, and perspectives of our stakeholders and consider the impact on those we serve as well as each other.
  3. People's safety: Corrections believes in creating an environment that values physical, mental, and emotional security and well-being. We honor those who advance safety for all.
  4. Positivity in words and actions: At Corrections, we assume positive intentions and believe there is a shared desire for the best outcome. We consistently demonstrate positive behavior and always put forth our best effort.
  5. Supporting people's success: Corrections is committed to our community – understanding individuals, instilling hope, embracing change, and providing opportunities.


IMPORTANT NOTES:

  • DOC complies with the employment eligibility verification requirements for the federal employment eligibility verification form I-9. The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of that form. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
  • DOC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
  • Please include a minimum of three (3) professional references with your application. A professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies.  If you do not have any or sufficient professional references, please include non-related professionals, such as educators or other professional associates.   


**Please note:  Phone number AND email address are required for all professional references.

  • A background check including criminal record history will be conducted prior to a new hire.  Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
  • Employees may work directly with or near incarcerated individuals in a potentially hazardous setting. Please consider this when deciding whether to apply. 
  • We are committed to maintaining a drug and alcohol-free work environment, and our employees are expected to comply with all state and federal laws. A pre-employment drug test may be administered as part of the selection process, and applicants who test positive for any controlled substances, will be disqualified from consideration. 
  • Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position. 
  • Animal care projects are a common component of most Washington State prisons, including dog and cat programs. Applicants with animal sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
  • Tuberculosis (TB) is a priority health issue for DOC employees. The successful candidate may be required to provide valid proof of a baseline TB skin test within 60 days from the date of hire. When positive tests result, further information, testing and treatment will also be required. Employment is not contingent upon test results.
  • This position may be represented by a bargaining unit.
  • Requires respirator medical evaluation questionnaire, fit testing, training, and use of respiratory protection as required by the WA Industrial Safety & Act standards. Refer to WAC 296-842 to learn more.  
  • Must be able to work in spaces, climb stairs, walk long distances, and frequently lift up to 30 pounds. Under rare circumstances this position may be required to lift or carry up to 50 pounds and push up to 100 pounds. 
  • Foreign equivalent degrees awarded outside the United States must have a credential evaluation report attached to your application. You may request the required evaluation/documentation from www.wes.org and www.aice-eval.org. Until this documentation is provided, you will not be selected to move forward in the hiring process.
  • Candidates who are offered a job with the Department of Corrections must possess work authorization that does not require sponsorship by the employer for a visa now or in the future.
  • Salary is based on experience and is determined at the time a final offer of employment is made. 


We are committed to hiring individuals who possess core diversity competencies: 

Foster a positive attitude and openness toward the ever changing social and cultural makeup of the workplace.


  • Work effectively with people of different perspectives, abilities, disabilities, races, religions, ages, lifestyle preferences and social, ethnic and cultural backgrounds.
  • Respectfully acknowledge people's differences and recognize these differences as important and valuable.
  • Promote inclusiveness.
  • Be culturally sensitive and appropriate.
  • Respect and value diverse backgrounds and traditions.


What We Offer: 


As an employee of the Department of Corrections, your work-life integration is a priority.  Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation.  Besides comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, these perks also may include:


  • Up to 25 paid vacations days a year
  • 8 hours of paid sick leave per month
  • 12 paid holidays a year 
  • Generous retirement plan
  • Flex Spending Accounts
  • Dependent Care Assistance
  • Deferred Compensation and so much more!


State Employees are members of the Washington Public Employees' Retirement System (PERS).  New employees have the option of two employer contributed retirement programs.  For additional information, check out the Department of Retirement Systems' web site.

DOC is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.

For questions about this recruitment, or to request reasonable accommodation in the application process, please email lindsey.martinez@doc1.wa.gov or call us at 425-760-4485. For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.

Período de Solicitud

7días 09:30:37
Fecha de Inicio 6/9/2026 (Mar)
Fecha Límite 6/16/2026 (Mar)
11:59 PM fecha límite
Aplicar en el sitio web
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