SeattleMX Análisis de Empleo
💡 Resumen Inteligente
Descripción Original del Puesto
Descripción
Director Adjunto de Cumplimiento y Administración
Quiénes Somos:
Fundada en 1949 por la Legislatura del Estado de Washington, la Comisión Estatal de Derechos Civiles (WSHRC) es una agencia estatal encargada de administrar y hacer cumplir la Ley Estatal contra la Discriminación. El Capítulo 49.60 RCW es la autoridad legal de la WSHRC. La WSHRC hace cumplir las leyes de derechos civiles que surgieron de los movimientos de derechos civiles estatal y nacional.
Según la ley, toda persona tiene el derecho de ser libre de la discriminación en el trabajo, en la vivienda, en un establecimiento público, o al solicitar crédito e seguro. Cualquier individuo que crea que ha sido discriminado por su estatus en una categoría protegida puede presentar una queja de discriminación ante la WSHRC. Somos una agencia neutral de investigación de hechos, y somos considerados "substantivamente equivalentes" a la
Administración de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD), y a la
Comisión de Igualdad de Oportunidades en Empleo de los Estados Unidos (EEOC). La WSHRC no brinda asesoría legal ni servicios de defensa. Las quejas de discriminación deben presentarse dentro de plazos específicos establecidos por la ley. Nuestra autoridad legal proviene del Capítulo 49.60 RCW. Aunque somos una agencia pequeña (menos de 50 empleados), atendemos a todos los residentes del estado de Washington.
Misión: La misión de la Comisión Estatal de Derechos Civiles (WSHRC) es prevenir y eliminar la discriminación mediante la aplicación justa de la ley, el uso eficiente de los recursos y la establecimiento de alianzas productivas en la comunidad.Para aprender más sobre la WSHRC, invitamos a explorar nuestro
sitio web.
Acerca de la Oportunidad:
El Director Adjunto de Cumplimiento y Administración reporta directamente al Director Ejecutivo de la agencia. El cargo se encarga de la supervisión y gestión de las operaciones diarias de dos oficinas en todo el estado: Olympia (la oficina sede) y una oficina regional en Spokane. El Director Adjunto tiene supervisión directa sobre el Gerente de Servicios Administrativos, el personal de Servicios Administrativos y el Gerente del Administrador de Sistemas IT. El cargo, junto con el Director Ejecutivo, se encarga de la gestión de asignaciones presupuestarias estatales, la aprobación de renovaciones de arrendamientos de edificios y la compra de equipos grandes. El cargo se encarga del monitoreo de los fondos federales anuales para contratos (por ejemplo, EEOC y HUD), acuerdos interagenciales y memorandos de entendimiento.
El incumbente interno seleccionado para este rol supervisará ocho (8) reportes directos a tiempo completo.
(1) Consultor de Datos 2
(1) Especialista en Servicio al Cliente 3
(2) Especialista en Servicio al Cliente 2
(2) Asistente de Oficina 1
Esta posición de Director Asistente está designada como crítica para apoyar el Plan de Continuidad de Operaciones (COOP) de WSHR en caso de emergencias o recuperación de desastres. De acuerdo con las directrices proporcionadas por la Oficina de Administración Financiera del Estado de Washington (OFM), esta posición apoya la continuidad del organismo al supervisar las funciones administrativas esenciales, mantener las operaciones de la infraestructura de TI y actuar como el enlace de Recursos Humanos del organismo para garantizar la continuidad de los servicios esenciales para la misión durante emergencias o desastres.
Contacte al reclutador: Rachel Vaughan vía correo electrónico rachel.vaughan@des.wa.gov y jobs@des.wa.gov y solicite la descripción completa del puesto.Funciones
Algunas de las responsabilidades asociadas con este puesto incluyen:
Asegura el uso apropiado y óptimo de los recursos de la organización y mejora la efectividad de los empleados mediante evaluaciones oportunas y oportunidades de desarrollo profesional
Mantiene los más altos estándares de conducta personal/profesional y ética y apoya el interés del Estado en contratar y retener una fuerza laboral diversa, de acuerdo con los principios de equidad
Implementa estrategias de planificación a corto y largo plazo que apoyen la misión, metas y objetivos del organismo en relación con las prioridades del gobierno
Asegura el cumplimiento de los requisitos de gobierno estatal y financiación federal y monitorea la efectividad operativa continua
Supervisa la gestión de TI y la interfaz con todos los empleados del organismo en la implementación de sistemas efectivos para procesar la actividad laboral, incluyendo medidas de seguimiento del desempeño para el personal investigador
Establece y implementa prioridades y sistemas de responsabilidad y métodos
Proporciona orientación y supervisión en tareas de casos en investigaciones
Se involucra con los Gerentes de Enfrentamiento a Investigaciones para actualizar los Cuestionarios de Quejas y proporcionar la información necesaria que los investigadores requieren durante el proceso de entrada
Trabaja con FEMA y otras agencias estatales para crear un Plan de Continuidad de Operaciones (COOP) para la agencia
Prepara la preparación de la agencia para los mandatos y requisitos del proceso de la Encuesta de Participación del Office of Financial Management (OFM)
Actúa como el punto de contacto principal de la agencia en cuanto al cumplimiento del Executive Order Your Washington
Coordina la implementación del Programa de Inclusión y Equidad en la Adquisición (Pie) para la agencia, actualizando el sitio web sobre oportunidades contractuales y rastreando eventos de difusión y datos de proveedores
- Proporciona dirección de políticas y gestión para las operaciones y administración de la agencia
- Investiga, actualiza y formaliza el contenido de todas las políticas para revisión por el Director Ejecutivo y cumplimiento del Acuerdo Colectivo de Trabajo
- Planifica, lidera, organiza y controla el trabajo realizado por la organización
- Desarrolla el plan estratégico de la agencia y monitorea el logro de los objetivos
- Proporciona liderazgo y supervisión a los esfuerzos de mejora de la calidad, incluyendo la reducción de la edad de los casos de investigación, el servicio al cliente y la capacitación y reconocimiento del personal
- Decisiones que requieren determinar y comunicar la visión y dirección de la agencia
- Prioridades, metas y objetivos que impactan los sistemas y procedimientos operativos, así como la asignación de recursos
- Cuestiones que involucran la guía legal y estrategia del Asistente del Fiscal General para determinar qué casos avanza para la prosecución
- Actividades legislativas y directivas, así como el monitoreo de intereses legislativos que podrían impactar a la agencia
- El puesto, en conjunto con el Director Ejecutivo, es responsable de gestionar los asignaciones presupuestarias estatales, la aprobación de renovaciones de arrendamientos de edificios y la compra de equipos grandes
- El puesto es responsable del monitoreo de los fondos federales anuales para contratos (por ejemplo, EEOC y HUD), acuerdos interagenciales y memorandos de entendimiento
Requisitos
Requisitos necesarios, experiencia y conocimiento
Las formas de cumplir con los requisitos para este puesto deben totalizar ocho (8) años de experiencia.
[OPCIÓN 1]
Ocho (8) años de experiencia laboral en un entorno legal, creando procesos administrativos, redactando políticas, estableciendo criterios de contratación y reclutamiento, manteniendo archivos personales, gestionando múltiples plazos, manteniendo la confidencialidad y implementando estrategias de gestión del desempeño. Un historial comprobado en responsabilidades operativas, financieras, legales/ de cumplimiento y gestión de riesgos
[OPCIÓN 2]
Título de asociado con énfasis en negocios, recursos humanos, ciencias del comportamiento social u organizacional o campo relacionado
Y
Seis (6) años de experiencia laboral en un entorno legal, creando procesos administrativos, estableciendo criterios de contratación y reclutamiento, manteniendo archivos personales, gestionando múltiples plazos, implementando medidas de control de riesgos en contratos y adquisiciones, redactando políticas de seguridad de datos, gestión de registros y seguridad en el lugar de trabajo
[OPCIÓN 3]
Título de licenciatura con énfasis en negocios, recursos humanos, ciencias del comportamiento social u organizacional o campo relacionado
Y
Cuatro (4) años de experiencia laboral en un entorno legal, reclutamiento y contratación, manteniendo archivos personales, gestionando múltiples plazos, manteniendo la confidencialidad y ejerciendo juicio sólido y calma bajo presión
Además de cumplir con uno de los anteriores, los solicitantes internos deben poseer las siguientes competencias:
Conocimiento:
- Aplicación de leyes federales y estatales de derechos civiles
- Comprensión de las agencias federales y la relación contractual con el WSHRC
- Comprensión de los principios del gobierno estatal, incluyendo reglas, políticas y prácticas
- Experiencia con y comprensión de relaciones laborales, acuerdos de negociación colectiva y negociaciones
- Experiencia con estándares de control interno para auditorías de recibos de efectivo, gastos por pagar y gestión de recursos humanos
- Comprensión de la supervisión y responsabilidad para identificar riesgos según los principios del Manual de Administración y Contabilidad Estatal (SAAM) y estándares de reporte
- Habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
- Habilidades efectivas para construir equipos, tanto internamente como con otras agencias estatales, legisladores y clientes
- Capacidad para liderar, entrenar y motivar al personal
- Gestionar y priorizar las operaciones de la agencia de manera oportuna, precisa y resolutiva
- Trabajar y tomar decisiones de manera independiente, pero con juicio sobre cuándo consultar a la autoridad superior
- Comunicar problemas complejos y presentar recomendaciones a la dirección ejecutiva
- Compromiso con la calidad, la diversidad y los valores del servicio público
Información Suplementaria
¿Interesado? ¡Nos encantaría escuchar de ti! Haz clic en “Aplicar” en la parte superior de esta página para comenzar tu solicitud. Puedes guardar la solicitud y regresar a ella si es necesario. Asegúrate de completar la solicitud completamente, incluyendo un historial laboral completo y respuestas a las preguntas suplementarias. Por favor, proporciona los siguientes documentos para ser considerado; la falta de ellos puede resultar en que no seas considerado para el puesto:
Una
- carta de interés ,que describa cómo cumplirás con los requisitos para este puesto según el anuncio de empleo Una
- currículum vitae actual , detallando experiencia y educaciónUna lista actual de al menos
- tres (3) referencias profesionales con información de contacto actual (adjunta o disponible para proporcionar en el momento de la entrevista) with current contact information (attached or available to provide at the time of interview)
Haga lo siguiente no adjunte documentos que incluyan fotos o información privada (número de seguridad social, año de nacimiento, etc.).
NOTA: Al enviar estos materiales, usted está indicando que toda la información es verdadera y correcta. El estado puede verificar la información. Cualquier información falsa o engañosa es motivo para eliminar su nombre del grupo de candidatos o para su despido si es contratado. Un currículum no sustituirá la completación de la sección "resumen de funciones" o las preguntas complementarias del formulario de solicitud. Por favor, no se refiera al currículum para obtener detalles, ya que su solicitud podría ser descalificada.
Oportunidad para todos: La Comisión de Derechos Humanos celebra nuestras diferencias y estamos comprometidos con un lugar de trabajo que apoye la igualdad de oportunidades en el empleo e inclusión, sin importar la raza, fe, color, origen nacional, estado de ciudadanía o situación migratoria, estado civil, familias con hijos (incluyendo embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas), sexo, orientación sexual, diversidad de identidad de género, edad, estatus como veterano protegido, veterano honrosamente despedido o situación militar, estatus como persona con la presencia de cualquier discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de asistencia entrenado por una persona con discapacidad, o cualquier otro característica legalmente protegida aplicable. También consideraremos a los solicitantes calificados con antecedentes penales, de acuerdo con las leyes federales, estatales y locales aplicables. Usted está invitado a incluir su nombre y pronombre que desee que se use en sus materiales, y lo respetaremos cuando interactúe con nuestra organización.
Información de contacto: Para preguntas sobre esta convocatoria o para solicitar una adaptación razonable en el proceso de aplicación, contacte a Rachel Vaughan o envíe un correo electrónico jobs@des.wa.gov.
Los solicitantes que sean sordos o con discapacidad auditiva pueden llamar mediante el Servicio de Relé de Washington llamando al 7-1-1 o al 1-800-833-6388.SeattleMX Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Assistant Director of Compliance and Administration
Who We Are:
Established in 1949 by the Washington State Legislature, the Washington State Human Rights Commission (WSHRC) is a state agency responsible for administering and enforcing the Washington Law Against Discrimination. Chapter 49.60 RCW is the WSHRC’s statutory authority. WSHRC enforces civil rights laws born from state and national civil rights movements.
Under the law, everyone has the right to be free from discrimination at work, in housing, in a public accommodation, or when seeking credit and insurance. Any individual who believes that he or she has been discriminated against based on protected class status may file a charge of discrimination with the WSHRC. We are a neutral fact-finding agency, and we are deemed "substantially equivalent" to the U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD), and U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). WSHRC does not provide legal advice or advocacy services. Discrimination complaints must be filed within specific time limits, as established by law. Our legal authority comes from Chapter 49.60 RCW. Despite being a small agency (fewer than 50 employees), we serve all Washington residents.
Mission:
The mission of the Washington State Human Rights Commission (WSHRC) is to prevent and eliminate discrimination through the fair application of the law, the efficient use of resources, and the establishment of productive partnerships in the community.
To learn more about WSHRC, we invite you to explore our website.
About the Opportunity:The Assistant Director of Compliance and Administration reports directly to the agency’s Executive Director. The position is responsible for oversight and management of the day-to-day operations for two offices statewide: Olympia (the headquarters office), and a regional office in Spokane. The Assistant Director has direct supervision of the Administrative Service Manager, Administrative Services staff and the IT Systems Administrator Manager. The position in conjunction with the Executive Director is responsible for managing state budget allotments, approval of facility lease renewals and large equipment purchases. The position is responsible for the monitoring of annual federal funds for contracts (i.e. EEOC and HUD), interagency agreements, and memorandums of understanding.
The internal incumbent selected for this role will supervise eight (8) full-time direct reports.
(1) IT System Admin Manager
(1) Administrative Service Manager
(1) Data Consultant 2
(1) Customer Service Specialist 3
(2) Customer Service Specialist 2
(2) Office Assistant 1
This Assistant Director position is designated as critical in support of WSHR’s Continuity of Operations Plan (COOP) for emergency or disaster recovery. In accordance with guidance from the Washington State Office of Financial Management (OFM), this position supports agency continuity by overseeing essential administrative functions, maintaining IT infrastructure operations, and serving as the agency’s Human Resources liaison to ensure continuity of mission-essential services during emergencies or disasters.
Contact the recruiter: Rachel Vaughan via email rachel.vaughan@des.wa.gov and jobs@des.wa.gov and request the full job description.Duties
Some of the responsibilities associated with this position include:
Assures appropriate and optimum use of the organization’s resources and enhances the effectiveness of employees through timely appraisal and professional development opportunities
Maintains the highest standards of personal/professional and ethical conduct and supports the State’s interest in hiring and retaining a diverse workforce, consistent with the principles of equity
Implements short- and long-term planning strategies that support the agency’s mission, goals and objectives in relation to the priorities of government
Ensures compliance with state government and federal funding requirements and monitors ongoing operational effectiveness
Supervises IT management and all agency staff interface regarding implementation of effective systems to process work activity, including performance tracking measures for the investigative staff
Sets and implements priorities and accountability systems and methods
Provides guidance and oversight on case tasks in investigations
Engages with Investigations Enforcement Managers to update Complaint Questionnaires to provide the necessary information that the investigators need during the intake process
Works with FEMA and other state agencies to create a Continuity of Operations Plan (COOP) for agency
Prepares the agency’s readiness for Office of Financial Management (OFM) Engagement Survey mandates and process requirements
Serves as the primary point of contact for the agency regarding Your Washington, Executive Order compliance
Coordinates the implementation of the Procurement Inclusion & Equity (Pie) Program for the agency by updating the website regarding contract opportunities and tracking outreach events and vendor data
- Provides policy and management direction for agency operations and administration
- Researches, updates and formalizes content of all policies for Executive Director review and Collective Bargaining Agreement compliance
- Plans, leads, organizes and controls work performed by the organization
- Develops the agency’s strategic plan and monitors for accomplishment of objectives
- Provides leadership and oversight to quality improvement efforts, including investigation case age reduction, customer service, and staff training and recognition
- Decisions that require determining and communicating the vision and direction of the agency
- Priorities, goals and objectives, impacting operational systems and procedures, and the allocation of resources
- Issues that involve Assistant Attorney General legal guidance and strategy to determine which cases move forward for prosecution
- Legislative activities and directives, the monitoring of legislation interests that may potentially impact the agency
- The position in conjunction with the Executive Director is responsible for managing state budget allotments, approval of facility lease renewals and large equipment purchases
- The position is responsible for the monitoring of annual federal funds for contracts (i.e. EEOC and HUD), interagency agreements, and memorandums of understanding
Qualifications
Required Qualifications, Experience, Knowledge
Ways of meeting the requirements for this position must total eight (8) years' of experience.
[OPTION 1]
Eight (8) years’ working in a legal setting, creating administrative processes, policy drafting, instituting recruitment and hiring criteria, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, maintaining confidentiality, and implementing performance management strategies. A demonstrated track record in operational, financial, legal/compliance, risk management responsibilities
[OPTION 2]
Associate’s degree emphasis on business, human resources, social or organizational behavior sciences or related field
AND
Six (6) years’ working in a legal setting, creating administrative processes, recruitment and hiring criteria, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, implementing risk control measures in contracts and procurement, writing policies for data security, records management, and workplace safety
[OPTION 3]
Bachelor’s Degree with emphasis on business, human resources, social or organizational behavior sciences or related field
AND
Four (4) years’ working knowledge working in a legal setting, recruitment and hiring, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, maintaining confidentiality and exercising sound judgment and grace under pressure
In addition to qualifying with one of the above options, internal applicants need to possess the following competencies:
Knowledge:
- Federal and state civil rights laws application
- Understanding of federal agencies and the contractual relationship with the WSHRC
- An understanding of the principles of state government including rules, policies and practices
- Experience with and understanding of labor relations, collective bargaining agreements and negations
- Experience with internal control standards for desk auditing of cash receipts, accounts payable, and human resources management
- Understanding of oversight and responsibility for identifying risk according to State Administrative and Accounting Manual (SAAM) principles and reporting standards
- Effective oral and written communication skills
- Effective team building skills, internally and with other state agencies, legislators and customers
- Ability to lead, coach and motivate staff
- Manage and prioritize agency operations in a timely, accurate and responsive manner
- Work and make decisions independently, but with judgment as to when to confer with higher authority
- Communicate complex issues and make recommendations to executive management
- Commitment to quality, diversity and public service values
Supplemental Information
How to Apply: Interested? We would love to hear from you! Click “Apply” at the top of this page to start your application. You can save the application and come back to it, if needed. Be sure to complete the application fully to include a full work history and responses to the supplemental questions.
Please provide the following documents in order to be considered; failure to do so may result in you not being considered for the position:
- A letter of interest, describing how you meet the qualifications for this position as outlined in the job posting
- A current resume, detailing experience, and education
- A current list of at least three (3) professional references with current contact information (attached or available to provide at the time of interview)
Do not attach any documents that include photos or private information (social security number, year of birth, etc.).
NOTE: By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed. A resume will not substitute for completing the “duties summary” section or supplemental questions of the application. Please do not “refer to resume” for detail, or your application may be disqualified.
Opportunity for All: The Human Rights Commission celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws. You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials, and we will honor this as you interact with our organization.
Contact Information: For questions about this recruitment or to request a reasonable accommodation in the application process, contact Rachel Vaughan or email jobs@des.wa.gov.
Applicants who are deaf or hard of hearing may call through the Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6388.
