SeattleMX Análisis de Empleo
💡 Resumen Inteligente
Descripción Original del Puesto
Descripción
Especialista en Servicio al Cliente Nivel 3 de DSHS HCLA
¿Eres alguien que posee fuertes habilidades organizativas y excelentes habilidades de comunicación oral y escrita? Considera esta una oportunidad emocionante. Estamos contratando para un Especialista en Servicio al Cliente Nivel 3 a tiempo completo para nuestra oficina en Spokane. En este rol, serás parte de nuestro equipo de servicio al cliente y proporcionarás apoyo senior en servicio al cliente a nuestras oficinas ubicadas en Spokane.
El Especialista en Servicio al Cliente Nivel 3 es un autodidacta que puede organizar, priorizar y iniciar actividades de trabajo utilizando sus propias metodologías de trabajo y garantizar la precisión de las políticas y procedimientos de la unidad, mientras se cumple con leyes, reglas, regulaciones y lineamientos. Este rol realiza de forma independiente algunas tareas repetitivas, mientras sigue comprometido en ayudar a la unidad de trabajo a desarrollar e mejorar procesos.
Algunas de las tareas que realizarás:
- Proporcionar servicio al cliente a solicitantes y sus familias en cuanto a la elegibilidad de HCLA y el proceso de solicitud
- Gestionar solicitudes iniciales y re-solicitudes para la elegibilidad de HCLA, incluyendo la recepción y procesamiento de la información proporcionada, el subido de documentos, y la asignación de casos a gestores de casos para su revisión
- Realizar y registrar solicitudes de registros y subirlas cuando se reciban
- Revisar datos cada mes para determinar la expiración de la elegibilidad del cliente
- Enseñar y entrenar al personal de apoyo en cuanto a revisiones de elegibilidad y expiración, así como en las responsabilidades relacionadas con cada uno
- Mantener una hoja de cálculo con todas las determinaciones y revisiones, y distribuir informes semanales al supervisor de I/E, gestores de casos y el personal de gestión
- Trabajar dentro de bases de datos electrónicas, incluyendo la activación/inactivación de casos, la entrada de datos, el análisis de información, la fusión de registros duplicados, la transferencia de registros de clientes y la elaboración de informes
- Capacitar al personal de apoyo para asegurar que estén informados y actualizados con los procesos actuales de Ingreso y Elegibilidad
- Asistir en la respuesta a preguntas y resolución de quejas, consultas y problemas de servicio al cliente de los clientes, usuarios y el público en general
- Monitorear los buzones de correo electrónico compartidos por el equipo para responder a clientes y reenviar a personal cuando sea necesario
- Utilizar sistemas de gestión de registros y datos digitales y manuales, por ejemplo, CARE, TRACKS, Registro de Clientes con Código de Barras, Sitio SharePoint de ADSA, Outlook y otros sistemas de gestión de datos para compilar, buscar, rastrear y/o reportar información
- ¿Quién debería postularse?
Profesionales con uno de los siguientes:
Diploma de secundaria o equivalente y tres años de experiencia brindando asistencia a clientes o usuarios en cuanto a consultas, quejas o problemas.
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
O
Un año de experiencia como Especialista en Servicio al Cliente 2.
O
Equivalente en educación/experiencia.
Lo que buscamos:
- Excelentes habilidades de comunicación, tanto oral como escrita
- Experiencia en manejo de material confidencial
- Capacidad probada para multitarea y manejar interrupciones
- Capacidad para buscar y adquirir información de bases de datos informativas en línea
- Capacidad para participar en resolución de problemas y priorización de tareas laborales
- Capacidad para recibir instrucciones, asimilar la información y actuar según esas instrucciones
- Poseer habilidades avanzadas en el uso de computadora, incluyendo el uso de correo electrónico, procesamiento de texto y acceso a internet, así como conocimiento de bases de datos electrónicas
¿Interesado? Por favor incluya en su solicitud:
- Tres referencias profesionales con información de contacto actualizada
La visión del Departamento de Servicios Sociales y Salud (DSHS) de que las personas encuentren servicios humanos para moldear sus propias vidas requiere que trabajemos juntos con un sentido de pertenencia, propósito común, valores compartidos y trabajo significativo. Es crucial para la visión de nuestra agencia que usted aporte compromiso con la justicia, el acceso y la justicia social en su trabajo con DSHS. Nos esforzamos por apoyar a todos los residentes de Washington, incluidos los negros, indígenas y personas de color, personas con discapacidades físicas, de salud mental y intelectuales, adultos mayores, personas LGBTQIA+, inmigrantes y refugiados, y familias que construyen seguridad financiera.
Información Suplementaria
Antes de contratar a un nuevo empleado, se puede realizar una verificación de antecedentes que incluya el historial de registros penales. La información obtenida de la verificación no necesariamente impedirá el empleo, pero se considerará al determinar la idoneidad y competencia del postulante para desempeñar el trabajo. Este anuncio puede utilizarse para llenar múltiples vacantes. Los empleados que conducen en asuntos gubernamentales deben tener una licencia de conducir válida. Los empleados que conducen un vehículo privado en asuntos gubernamentales deben tener seguro de responsabilidad civil del vehículo privado.
El Departamento de Servicios Sociales y Salud de Washington es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades y no discrimina en ningún aspecto del empleo, sus programas o servicios por razón de edad, sexo, orientación sexual, género, identidad de género/expressión de género, estado civil, raza, fe, color, origen nacional, religión o creencias, afiliación política, estado militar, veterano honrosamente despedido, veterano de la Era de Vietnam, veterano recientemente separado o cualquier otro estado protegido de veterano, la presencia de cualquier discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de asistencia entrenado por una persona con discapacidad, igualdad salarial o información genética. Las personas que requieran una adaptación en el proceso de aplicación o en este anuncio de empleo en un formato alternativo pueden contactar al Recuertador en el (360) 725-5810. Los solicitantes que sean sordos o con dificultad auditiva pueden llamar a través del Servicio de Relé de Washington dializando 7-1-1 o 1-800-833-6384.
E-Verify® es una marca registrada del Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos.
SeattleMX Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA Customer Service Specialist 3
Are you someone who possesses strong organizational skills and excellent oral and written communication skills? Consider this an exciting opportunity. We are hiring for a full-time Customer Service Specialist 3 for our Spokane office. In this role, you will be a part of our customer service team and provide senior customer service support to our office's located in Spokane.
The Customer Service Specialist 3 is a self-starter that can organize, prioritize, and initiate work activities using their own work methodologies and ensure the accuracy of unit policies and procedures while adhering to laws, rules, regulations, and guidelines. This role independently performs some repetitive tasks while remaining engaged in helping the work unit develop and improve processes.
Some of what you'll do:
- Provide customer service to applicants and their families regarding HCLA eligibility and the application process
- Manage Initial applications and re-applications for HCLA eligibility including receiving and processes information provided, uploading documents, assigning cases to case resource managers to review
- Make and track records request and upload when received
- Review data each month to determine client’s eligibility expiration
- Teach and train support staff regarding eligibility reviews and expiration and duties related to each
- Maintain spreadsheet of all determinations and reviews and distribute reports weekly to I/E supervisor, case managers and management
- Work within electronic databases, including activating/inactivating cases, inputting data, analyzing information, merging duplicate records, transferring client records, and compiling reports
- Train support staff to ensure they are informed and up to date with current Intake and Eligibility processes
- Attend weekly meetings with Intake and Eligibility team to problem solve and discuss changes and strategies
- Assist with answering questions and resolving complaints, inquiries, and customer service problems from clients, customers, and the general public
- Monitors team shared email inboxes to respond to customers and reroute to staff as needed
- Use digital and manual record and data management systems e.g., CARE, TRACKS, Barcode Client registry, ADSA SharePoint Site, Outlook and other data management systems to compile, look-up, track and/or report information
Who should apply?
Professionals with one of the following:
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
OR
One year of experience as a Customer Service Specialist 2.
OR
Equivalent education/experience.
What we're looking for:
- Excellent communication skills, both orally and written
- Experience handling confidential material
- Proven ability to multi-task and manage interruptions
- Ability to search and acquire information from online informational databases
- Ability to engage in problem-solving and prioritizing work tasks
- Ability to receive instructions, assimilate the information, and act according to those instructions
- Possess advanced computer skills including use of email, word processing, and internet access as well as knowledge of electronic databases
Interested? Please include in your application:
- Three professional references with updated contact information
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security.
