OFFICE MANAGER

Tipo de Empleo: Full Time - Permanent

SeattleMX Análisis de Empleo

💡 Resumen Inteligente

Tiempo de lectura: 2 min ▼

📄 Descripción del Puesto

El Gerente de Oficina actúa como el soporte administrativo principal para la recepción y operaciones de instalaciones en el Campus de la Escuela para Ciegos del Estado de Washington, asegurando una operación diaria fluida y actuando como el punto de contacto principal para estudiantes, personal, familias y visitantes.

📋 Responsabilidades Principales

Actuar como recepcionista principal del campus, saludar a los visitantes y gestionar los procedimientos de registro.
Atender y enrutar llamadas y correos electrónicos, brindando información rutinaria y dirigiendo consultas.
Acompañar al Gerente de Instalaciones en la coordinación de calendarios, solicitudes de trabajo y tareas de programación.
Gestionar la clasificación, distribución del correo y mantener registros de ítems críticos.
Coordinar solicitudes de trabajo, rastrear su progreso y seguir con el personal o solicitantes.
Gestionar reservas, horarios y registros de uso del parque de vehículos.
Mantener registros electrónicos y en papel para inspecciones, registros de mantenimiento y documentación de cumplimiento.

🛠 Habilidades Requeridas

Habilidades Técnicas

Work Order Systems Scheduling Software Email and Call Management Systems Mail Management Software Records Management Software Basic Data Analysis Tools Motor Pool Management Software Driver's License

Habilidades Blandas

Comunicación Multitarea Habilidades organizativas Confidencialidad Servicio al Cliente Resolución de Problemas Colaboración en Equipo

🎓 Requisitos

Educación

Título universitario en administración de empresas o en un campo estrechamente relacionado

Experiencia

Un año de experiencia en supervisión en un área de oficina empresarial o experiencia equivalente en servicios estatales (Asistente Administrativo 2, Asistente de Recursos Humanos 2, Compilador de Datos 3, Asistente Administrativo 1, Asistente de Recursos Humanos 1).

⭐ Candidato Ideal

El candidato ideal es una persona muy organizada con experiencia comprobada en roles administrativos, especialmente dentro de entornos gubernamentales, quien se destaca en multitarea y comunicación. Posee habilidades técnicas sólidas en la gestión de solicitudes de trabajo, programación y gestión de registros, complementadas por un enfoque proactivo en la resolución de problemas y el servicio al cliente.

💬 Preparación para Entrevista

Cuéntame sobre una ocasión en la que gestionaste prioridades contradictorias mientras asegurabas una operación fluida en la recepción.

Quieren evaluar tus habilidades de multitarea y resolución de problemas bajo presión.

Describe una situación específica en la que priorizaste tareas de forma efectiva, asegurando la satisfacción de los visitantes y la eficiencia operativa.

¿Cómo manejarías una situación en la que un ítem crítico de correo se retrasó debido a circunstancias imprevistas?

Este cuestionario prueba tus habilidades en gestión de crisis y adaptabilidad para mantener la continuidad del servicio.

Explica tus pasos inmediatos para comunicarte con los stakeholders, encontrar métodos alternativos de entrega y asegurar la mínima interrupción en las operaciones.

¿Cuál es tu experiencia con software de programación y cómo has utilizado este en roles anteriores para optimizar procesos?

Necesitan verificar tu proficiencia técnica y aplicación práctica de herramientas de programación.

Proporciona ejemplos concretos de roles anteriores, detallando cómo optimizaste horarios, redujiste conflictos en la programación y mejoraste la eficiencia general.

💡 Consejos de Aplicación

Destaca tu experiencia con sistemas y protocolos administrativos gubernamentales, enfocándote en familiaridad con sistemas de solicitudes de trabajo y software de gestión de registros.
Cuantifica tus logros, como reducir el tiempo de respuesta para solicitudes de trabajo en un 20% o mejorar la eficiencia en la distribución del correo implementando procesos de clasificación optimizados.
Incluye palabras clave como 'experiencia administrativa gubernamental', 'proficiencia en programación', 'gestión de registros' y 'excelencia en servicio al cliente' a lo largo de tu currículum y carta de presentación.
Personaliza tu currículum para destacar roles relevantes en posiciones anteriores, enfocándote en responsabilidades alineadas con recepción del campus, programación y gestión del correo.
En tu carta de presentación, destaca tu compromiso con mantener altos estándares de integridad organizativa y tu capacidad para manejar información sensible con discreción.

🚀 Trayectoria Profesional

Este puesto puede llevar a oportunidades de crecimiento como convertirse en Gerente de Instalaciones, trasladarse a roles administrativos de mayor nivel dentro de la agencia gubernamental o incluso aspirar a posiciones de liderazgo como Director Adjunto de Operaciones, supervisando funciones administrativas más amplias en múltiples departamentos.

Análisis AI por SeattleMX

Descripción Original del Puesto

Descripción

Las personas con discapacidad que requieran una adaptación razonable en el proceso de aplicación o que requieran información en un formato alternativo pueden contactar a HR@wssb.wa.gov. Aquellos con discapacidad auditiva que necesiten adaptaciones se les invita a contactar al Washington Relay Service en el 1-800-676-3777 o www.washingtonrelay.com.

(Logo: Silueta del estado de Washington con un ícono de faro apuntando a Vancouver)

El propósito principal de la Escuela para Ciegos del Estado de Washington (WSSB) es empoderar a las personas ciegas y con visión baja para que alcancen su máximo potencial. Creemos en un futuro donde cada estudiante ciego o con visión baja en Washington tenga los apoyos y servicios necesarios para tener éxito. Nuestros programas y servicios se ofrecen a través de una amplia gama de opciones de servicios; incluyendo una variedad de programas a corto y largo plazo que incluyen opciones residenciales en nuestro campus de Vancouver, servicios de atención en escuelas y comunidades locales, acceso a tecnología especializada y recursos a través de nuestro Centro de Recursos Ogden, así como opciones de capacitación para padres, educadores y proveedores de servicios relacionados a través de esfuerzos combinados de la oficina. Nuestro recurso más valioso en WSSB es nuestro increíble personal. Nuestros empleados valorados son constantemente alentados a mejorar las formas en que brindamos servicios a nuestros estudiantes y a la comunidad. Los valores centrales de WSSB son ser orientados al estudiante, equidad, accesibilidad, relaciones y mejora continua.

Responsabilidades

Resumen del Puesto

El Gerente de Oficina es el rol de apoyo administrativo principal para la recepción del campus y las operaciones de instalaciones. Este puesto asegura operaciones diarias fluidas, seguras y en cumplimiento de las normas al gestionar la recepción, coordinar órdenes de trabajo y horarios, apoyar al Gerente de Instalaciones y mantener registros esenciales. Como el punto de contacto principal para estudiantes, personal, familias y visitantes, este rol requiere habilidades de organización, comunicación y multitarea sólidas.

Responsabilidades Clave

Operaciones de Recepción: Actuar como recepcionista principal del campus; recibir visitantes, verificar el propósito de la visita, seguir los procedimientos de registro y proporcionar información general sobre la escuela.
Gestión de Comunicaciones: Atender y enrutar llamadas y correos electrónicos para la línea principal del campus; proporcionar información rutinaria y dirigir consultas de manera adecuada.
Apoyo Administrativo de Instalaciones: Asistir al Gerente de Instalaciones con tareas como coordinación de calendarios y reconciliación del registro de tarjetas de crédito.
Procesamiento de Correos y Entregas: Recibir, clasificar y distribuir correos; mantener registros para artículos responsables o de entrega urgente.
Coordinación de Órdenes de Trabajo: Ingresar, actualizar y monitorear órdenes de trabajo; rastrear el progreso y seguir con el personal o solicitantes.
Apoyo en horarios: Asistir en la programación de sistemas HVAC, cierres y eventos especiales en coordinación con la Facultad y el liderazgo del campus.
Coordinación del Parque de Vehículos: Gestionar solicitudes de reservas, horarios y registros de uso para el parque de vehículos del campus.
Gestión de Archivos: Mantener archivos electrónicos y en papel para inspecciones, registros de mantenimiento y documentación de cumplimiento.
Preparación de Documentos: Preparar, revisar y procesar formularios, informes y correspondencia.
Datos y Reportes: Recopilar datos para informes rutinarios sobre órdenes de trabajo, inspecciones y actividades relacionadas.
Seguimiento de Cumplimiento: Seguir los plazos para inspecciones, certificaciones y presentaciones requeridas; enviar recordatorios al personal.
Apoyo Administrativo del Campus: Proporcionar apoyo adicional en recepción o administrativo durante períodos de alta demanda o ausencias del personal.
Realizar otras tareas asignadas.

Requisitos

Requisitos Deseados y Atributos

Un título de licenciatura con estudios principales en administración de empresas o campo relacionado, y un año de experiencia supervisora que involucre responsabilidad en planificación, organización y coordinación del trabajo en una oficina comercial; O
Un año de experiencia en el servicio estatal como Asistente Administrativo 2, Asistente de Recursos Humanos 2 o Compilador de Datos 3; O
Dos años de experiencia en el servicio estatal como Asistente Administrativo 1 o Asistente de Recursos Humanos 1.
Experiencia equivalente que incluya responsabilidades de supervisión o gestión de oficina
Experiencia cualificadora adicional puede sustituir año por año la educación
Se considerará una educación o experiencia equivalente

Conocimientos, Habilidades y Capacidades

Conocimiento de:

Organización y principios de gestión de oficina
Métodos modernos de secretaría y medición de producción laboral
Materiales, suministros y equipo de oficina
Control de inventario y gestión de registros
Técnicas de supervisión

Habilidades y capacidades necesarias para el éxito en este rol:

Mantener la confidencialidad y manejar información sensible de manera adecuada
Planificar y supervisar unidades de servicios de oficina
Asignar, revisar y coordinar la producción laboral
Desarrollar procedimientos para el uso eficaz del espacio, equipo y personal
Construir relaciones laborales efectivas
Preparar informes claros, concisos y factuales
Organizar tareas y cumplir plazos en un entorno de atención al público dinámico
Comuníquese claramente y con cortesía con los estudiantes, familias, personal y visitantes
Aprenda y utilice los sistemas de trabajo y programación

Información Suplementaria

Información Suplementaria:

Inclusión en la Unión:
Este puesto forma parte de una unidad de negociación representada por la Federación de Empleados del Estado de Washington (WFSE).

Oportunidad para Todos:
La Escuela de Washington para Ciegos celebra nuestras diferencias y estamos comprometidos con un lugar de trabajo que apoye la contratación igualitaria y la inclusión, sin importar la raza, creencia religiosa, color, origen nacional, ciudadanía o estado migratorio, estado civil, familias con hijos (incluyendo embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas), sexo, orientación sexual, diversidad de identidad de género, edad, estado de veterano protegido, veterano honrosamente despedido o estado militar, estado de persona con discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de asistencia entrenado por una persona con discapacidad, o cualquier otro característica legalmente protegida. También consideraremos a solicitantes calificados con antecedentes penales, de conformidad con las leyes federales, estatales y locales aplicables.

Está bien que incluya su nombre y pronombre preferido en sus materiales, y lo respetaremos al interactuar con nuestra organización.

Preferencia para Veteranos:
Solicitantes que cumplan con los requisitos mínimos y deseen reclamar la Preferencia para Veteranos DEBEN adjuntar una copia de su DD214, o otra verificación de servicio militar. Por favor tache cualquier dato personalmente identificable, como el número de seguridad social. Para obtener más información sobre la Preferencia para Veteranos y orientación sobre cómo determinar si usted es elegible, haga clic aquí. Agradecemos y estamos agradecidos por su servicio!

Antes de la contratación de un nuevo empleado, se realizará una verificación de antecedentes que incluya el historial de registros penales. La información obtenida de la verificación no necesariamente impedirá la contratación, pero se considerará al determinar la idoneidad y competencia del solicitante para desempeñar el puesto.

SeattleMX Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Office Manager serves as the lead administrative support for campus reception and facilities operations at the Washington State School for the Blind, ensuring smooth daily operations and acting as the primary point of contact for students, staff, families, and visitors.

📋 Key Responsibilities

Serve as primary campus receptionist, greeting visitors and managing check-in procedures.
Answer and route calls/emails, providing routine information and directing inquiries.
Assist Facilities Manager with calendar coordination, work orders, and scheduling tasks.
Manage mail sorting, distribution, and maintain logs for critical items.
Coordinate work orders, tracking progress and following up with staff or requestors.
Manage motor pool reservations, schedules, and usage records.
Maintain electronic and hard-copy records for inspections, maintenance logs, and compliance documentation.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Work Order Systems Scheduling Software Email and Call Management Systems Mail Management Software Records Management Software Basic Data Analysis Tools Motor Pool Management Software Driver's License

Soft Skills

Communication Multitasking Organizational Skills Confidentiality Customer Service Problem Solving Team Collaboration

🎓 Qualifications

Education

Bachelor’s degree in business administration or closely allied field

Experience

One year of supervisory experience in a business office or equivalent state service experience (Administrative Assistant 2, Human Resource Assistant 2, Data Compiler 3, Administrative Assistant 1, Human Resource Assistant 1).

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is a highly organized individual with proven experience in administrative roles, particularly within governmental settings, who excels in multitasking and communication. They possess strong technical skills in managing work orders, scheduling, and records management, complemented by a proactive approach to problem-solving and customer service.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed conflicting priorities while ensuring smooth operations at the reception desk.

They want to assess your multitasking abilities and problem-solving skills under pressure.

Describe a specific scenario where you prioritized tasks effectively, ensuring visitor satisfaction and operational efficiency.

How would you handle a situation where a critical mail piece was delayed due to unforeseen circumstances?

This tests your crisis management skills and adaptability in maintaining service continuity.

Explain your immediate steps to communicate with stakeholders, find alternative delivery methods, and ensure minimal disruption to operations.

What experience do you have with scheduling software and how have you utilized it to streamline processes in previous roles?

They need to verify your technical proficiency and practical application of scheduling tools.

Provide concrete examples from past roles, detailing how you optimized schedules, reduced scheduling conflicts, and improved overall efficiency.

💡 Application Tips

Highlight your experience with government administrative systems and protocols, emphasizing familiarity with Work Order Systems and Records Management Software.
Quantify your achievements, such as reducing turnaround time for work orders by 20% or improving mail distribution efficiency by implementing streamlined sorting processes.
Include keywords like 'governmental administrative experience', 'scheduling proficiency', 'records management', and 'customer service excellence' throughout your resume and cover letter.
Customize your resume to showcase relevant roles in previous positions, focusing on responsibilities aligned with campus reception, scheduling, and mail management tasks.
In your cover letter, emphasize your commitment to maintaining high standards of organizational integrity and your ability to handle sensitive information with discretion.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Facilities Manager, transitioning into higher-level administrative roles within the government agency, or even pursuing leadership positions like Deputy Director of Operations, overseeing broader administrative functions across multiple departments.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

Persons with a disability requiring reasonable accommodation in the application process or requiring information in an alternative format may contact HR@wssb.wa.gov. Those with hearing impairment in need of accommodation are encouraged to contact the Washington Relay Service at 1-800-676-3777 or www.washingtonrelay.com.

(Logo: Silhouette of Washington State with a lighthouse icon pointing to Vancouver)

The core purpose of the Washington State School for the Blind (WSSB) is to empower blind and low vision individuals to reach their full potential. We believe in a future where every blind and low vision student in Washington has the supports and services they need to succeed. Our programs and services are provided across a diverse continuum of service options; including a range of short and long-term programs that include residential options at our Vancouver campus, outreach services in local schools and communities, access to specialized technology and resources through our Ogden Resource Center, as well as training options for parents, educators, and related service providers through a combination of department efforts. Our greatest resource at WSSB is our incredible staff. Our valued employees are continuously encouraged to improve the ways that we provide service to our students and the community. WSSB’s core values are being student-centered, equity, accessibility, relationships, and continuous improvement.

Duties

Position Summary

The Office Manager is the lead administrative support role for campus reception and Facilities operations. This position ensures smooth, safe, and compliant daily operations by managing the front desk, coordinating work orders and scheduling, supporting the Facilities Manager, and maintaining essential records. As the primary point of contact for students, staff, families, and visitors, this role requires strong organization, communication, and multitasking skills.

Key Responsibilities

Front Desk Operations: Serve as the primary campus receptionist; greet visitors, verify purpose of visit, follow check-in procedures, and provide general school information.
Communication Management: Answer and route calls/emails for the main campus line; provide routine information and direct inquiries appropriately.
Facilities Administrative Support: Assist the Facilities Manager with tasks such as calendar coordination and credit card log reconciliation.
Mail & Delivery Processing: Receive, sort, and distribute mail; maintain logs for accountable or time-sensitive items.
Work Order Coordination: Enter, update, and monitor work orders; track progress and follow up with staff or requestors.
Scheduling Support: Assist with scheduling HVAC, closures, and special events in coordination with Facilities and campus leadership.
Motor Pool Coordination: Manage reservation requests, schedules, and usage records for the campus fleet.
Records Management: Maintain electronic and hard-copy files for inspections, maintenance logs, and compliance documentation.
Document Preparation: Prepare, proofread, and process forms, reports, and correspondence.
Data & Reporting: Compile data for routine reports on work orders, inspections, and related activities.
Compliance Tracking: Track deadlines for inspections, certifications, and required submissions; send reminders to staff.
Campus Administrative Support: Provide additional front desk or administrative support during peak periods or staff absences.
Perform other tasks as assigned.

Qualifications

Desired Qualifications and Attributes

A Bachelor’s degree involving major study in business administration or closely allied field and one year of supervisory experience involving responsibility for planning, organizing, and coordinating work in a business office; OR
One year of experience in State service as an Administrative Assistant 2, Human Resource Assistant 2, or Data Compiler 3; OR
Two years of experience in State service as an Administrative Assistant 1 or Human Resource Assistant 1.
Equivalent experience involving supervisory or office management responsibility
Additional qualifying experience may substitute year-for-year for education
Equivalent education/experience will be considered

Knowledge, Skills & Abilities

Knowledge of:

Office organization and management principles
Modern clerical methods and work-production measurement
Office materials, supplies, and equipment
Inventory control and records management
Supervisory techniques

Skills and abilities needed for success in this role:

Maintain confidentiality and handle sensitive information appropriately
Plan and supervise office service units
Assign, review, and coordinate work production
Develop procedures for effective use of space, equipment, and personnel
Build effective working relationships
Prepare clear, concise, factual reports
Organize tasks and meet deadlines in a busy front-desk environment
Communicate clearly and courteously with students, families, staff, and visitors
Learn and use work-order and scheduling systems

Supplemental Information

Supplemental Information:

Union Inclusion:
This position is included in a bargaining unit represented by the Washington Federation of State Employees (WFSE).

Opportunity for All:
The Washington State School for the Blind celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws.

You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials, and we will honor this as you interact with our organization.

Veterans Preference:
Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security number. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here. We thank you and are grateful for your service!

Prior to a new hire, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competency to perform in the position.

Período de Solicitud

7días 09:30:37

Fecha de Inicio 7/3/2026 (Vie)

Fecha Límite 7/20/2026 (Lun)

05:00 PM fecha límite

Aplicar en el sitio web

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