SeattleMX Análisis de Empleo
💡 Resumen Inteligente
Descripción Original del Puesto
Descripción
Sobre la Agencia y la División:
La Washington State Patrol se compromete a ser un empleador que promueve la igualdad de oportunidades y busca fomentar un entorno en el que todos se sientan alentados a ser sus verdaderos selves, a comunicarse abiertamente y a actuar con valentía. La WSP está dedicada a promover prácticas justas y equitativas en contratación, capacitación y promoción mediante estrategias innovadoras de reclutamiento y retención.
La Oficina de Operaciones de Campo está compuesta por ocho distritos que se encargan de la aplicación de la ley de tránsito, la investigación de colisiones y el apoyo a conductores en 17,524 millas de carreteras estatales y interestatales. Este puesto se asignará al Distrito 4, que sirve a Spokane County.
Funciones
El Asistente Administrativo 4 es el principal asistente que brinda apoyo administrativo al Comandante del Distrito y
al equipo de gestión. El puesto se encarga de la supervisión de las operaciones administrativas dentro del Distrito y asegura la coherencia con las políticas, procedimientos y procedimientos operativos estándar locales de la agencia.
Nuestro nuevo compañero podrá:- Tomar decisiones en nombre del Comandante del Distrito en asuntos administrativos.
- Facilitar el trabajo en nombre del Comandante del Distrito.
- Ejercer autoridad de firma en ausencia del Comandante del Distrito.
- Representar al Comandante del Distrito en reuniones.
- Hablar en nombre del Comandante del Distrito en reuniones, conferencias, etc., en asuntos de política administrativa.
- Preparar materiales de presentación, informes y otros materiales de apoyo que se utilizarán por el Comandante del Distrito.
- Actuar como punto de contacto principal en nombre del Comandante del Distrito.
- Desarrollar y mantener los archivos administrativos confidenciales del Comandante del Distrito.
- Actuar como enlace entre el Comandante del Distrito y los stakeholders internos y externos.
- Dirigir y/o coordinar proyectos especiales.
- Preparar informes anuales y resolver problemas contractuales.
- Realizar o supervisar la preparación de estudios o resúmenes de proyectos.
- Coordinar con los gerentes de programas y personal de presupuesto en la preparación de paquetes de solicitudes y respuestas relacionadas con el presupuesto ante la legislatura.
- Participar en el proceso de planificación estratégica y de calidad.
- Investigar regulaciones federales y estatales en nombre del Comandante del Distrito, según corresponda a su ámbito de responsabilidad.
- Desarrollar estimaciones presupuestarias, monitorear y controlar presupuestos provenientes de diversas fuentes.
- Participar en la elaboración de planes fiscales a corto y largo plazo, así como en la definición de metas de desempeño.
- Recopilar datos y preparar propuestas complejas de subvenciones/budget para nuevos, de continuidad y renovaciones competitivas de subvenciones y contratos.
- Coordinar la gestión del espacio incluyendo renovaciones y/o remodelaciones para áreas administrativas.
- Aprobar fondos para la compra de equipos y órdenes de servicio.
- Autorizar la reparación/renovación de equipos.
- Acceder y realizar investigación de proveedores de servicios, contratos y productos.
- Procesar órdenes de compra.
- Coordinar y hacer arreglos de viaje; tales como, pero no limitados a, reservaciones de hotel y vuelos, y mantener todos los documentos de apoyo necesarios.
- Puede supervisar a otros empleados.
- Coordinar y facilitar el onboarding y offboarding de personal junto con todos los departamentos de apoyo de la agencia.
- Procesar registros confidenciales de empleados.
- Proporcionar respaldo a otros asistentes administrativos.
La Washington State Patrol no proporciona sponsorización para la inmigración; por lo tanto, los solicitantes deben poseer autorización para trabajar que no requiera el patrocinio del empleador.
Requisitos
Requisitos Esenciales:
- Diploma de Secundaria o equivalente al GED.
- Cuatro (4) años de experiencia progresivamente responsable en trabajo de oficina/clerical, secretarial o administrativo general.
- Un título de asociado en Administración de Negocios o campos relacionados puede sustituir a dos años de la experiencia requerida.
¿Por qué trabajar para la Washington State Patrol?
- Un equilibrio saludable entre vida y trabajo al ofrecer horarios flexibles y opciones de trabajo remoto para la mayoría de los puestos.
- Un Programa de Infantes en el Trabajo basado en los valores a largo plazo de la vinculación infante-padre y la lactancia materna de recién nacidos.
- Oportunidades de crecimiento y desarrollo continuo.
- Oportunidades para servir a tu comunidad y hacer una diferencia a través de un trabajo significativo.
- Oportunidades de empleo que reconocen a los veteranos militares y/o esposos militares según el Orden Ejecutivo del Gobernador 19-01.
- Calificación para el Programa de Perdón de Préstamos Públicos.
Información Suplementaria
Para más información sobre cómo aplicar a esta posición, por favor haga clic aquí (Descargue el lector de PDF).
SeattleMX Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
About the Agency & Division:
The Washington State Patrol is committed to being an Equal Opportunity Employer and strives to foster an environment in which everyone is encouraged to be their authentic selves, communicate openly, and act with courage. The WSP is dedicated to promoting fair and equitable hiring, training, and promotional practices through innovative recruitment and retention strategies.
The Field Operations Bureau is comprised of eight districts that are responsible for traffic law enforcement, collision investigation, and motorist assists on 17,524 miles of state and interstate highways. This position is assigned to District 4 which serves Spokane County.
Duties
The Administrative Assistant 4 is the principal assistant providing administrative support to Commander District and
the management team. The position is responsible for oversight of administrative operations within the District and ensures consistency with agency policy, procedure and local standard operating procedures.
Our new teammate will be able to:- Makes decisions for District Commander on administrative matters.
- Facilitates work on behalf of the District Commander.
- Signature authority in the absence of District Commander.
- Represents District Commander at meetings.
- Speaks on behalf of the District Commander at meetings, conferences, etc. on administrative policy matters.
- Prepares briefing materials, reports, and other supporting materials to be used by the District Commander.
- Serves as primary point of contact on behalf of District Commander.
- Develop and maintain the District Commander's confidential administrative files.
- Act as a liaison between District Commander and internal, as well as external stakeholders.
- Directs and/or coordinates special projects.
- Prepares annual reports and resolves contractual issues.
- Conducts or supervises the preparation of studies or project summaries.
- Coordinates with program mangers and budget staff in preparing request packages and budget related response to the legislature.
- Participates in strategic and quality planning process.
- Research federal and state regulations on behalf of the District Commander as they pertain to their scope of responsibility.
- Develops budget estimates, monitors, and controls budgets from a variety of sources.
- Participates in establishing short and long-term fiscal plans and performance goals.
- Compiles data and prepares complex grant/budget proposals for new, continuation, and competitive renewals on grants and contracts.
- Coordinates space management including renovation and/or remodeling for administrative areas.
- Approve funds to purchase equipment, and service orders.
- Authorizes equipment repair/renovation.
- Access and research vendors for services, contracts, and products.
- Process purchase orders.
- Coordinate and make travel arrangements; such as but not limited to, hotel and flight arrangements and maintain all necessary supporting documents.
- May supervisor other staff.
- Coordinate and facilitate the on-boarding and off-boarding of staff with all associated agency support departments.
- Process employee confidential records.
- Provide backup to other administrative assistants.
The Washington State Patrol does not provide immigration sponsorship; therefore, applicants must possess work authorization that does not require employer sponsorship.
Qualifications
Required Qualifications:
- High School diploma or GED equivalent.
- Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, secretarial, or general administrative work.
- An Associate's degree in Business Administration or related fields may substitute for two years of the required experience.
Why work for the Washington State Patrol?
- A healthy life/work balance by offering flexible schedules and telework options for most positions.
- An Infants at Work Program that is based on the long-term health values of infant-parent bonding and breastfeeding newborns.
- Continuous growth and development opportunities.
- Opportunities to serve your community and make an impact through meaningful work.
- Employment opportunities that recognize military veterans and/or military spouse per Governor Executive Order 19-01.
- Qualification for the Public Loan Forgiveness Program.
Supplemental Information
For more information regarding how to apply for this position, please click here (Download PDF reader).
