SeattleMX Análisis de Empleo
💡 Resumen Inteligente
Descripción Original del Puesto
Descripción
Asistente de Oficina | Especialista en Industrias 1
Tiempo Completo | Permanente
Ubicación: Centro de Corrección Stafford Creek | Aberdeen, WA
Rango de Salario: $4,320 - $5,812 Mensuales
Corrección Industrial (CI) se dedica a mantener y ampliar programas de formación laboral para personas privadas de libertad que desarrollan habilidades laborales comercializables, promueven hábitos laborales positivos y apoyan la misión del Departamento de Corrección, mientras reducen los costos para los contribuyentes. A través de estos programas, CI proporciona experiencias laborales significativas que preparan a las personas privadas de libertad para una reingresión exitosa al mercado laboral y a sus comunidades.
El Especialista en Industrias 1 | Asistente de Oficina desempeña un rol vital en el apoyo a nuestra misión al brindar un excelente servicio al cliente a los clientes de Corrección Industrial, mientras proporciona capacitación práctica y orientación laboral a las personas privadas de libertad. El candidato elegido ayudará a garantizar la operación eficiente de los programas y actividades laborales asignados, mientras fomenta un entorno profesional que destaque la responsabilidad, el trabajo en equipo, la seguridad y el desempeño de calidad.
Este puesto requiere habilidades de comunicación y relacionamiento interpersonal sólidas, un compromiso con el servicio al cliente y la capacidad de equilibrar las necesidades operativas con los objetivos de desarrollo del personal. A través de las interacciones diarias e instrucciones, el titular del puesto contribuirá a preparar a las personas privadas de libertad para oportunidades laborales futuras, mientras apoya el éxito general de los programas de Corrección Industrial.
Un paquete de aplicación completo incluirá:
- Una carta de presentación sobre su interés en este puesto con nuestra agencia
- Un currículum detallado
- Tres referencias profesionales
Funciones
Buscamos compañeros que comparten nuestra visión de servicio público y están comprometidos con una cultura equitativa e inclusiva que fomente e inspire la excelencia, mientras promueve la innovación, la participación y la seguridad, lo que conduce a mejores resultados para nuestra población privada de libertad, nuestra agencia y nuestra comunidad.
Como Asistente de Oficina, algunas de sus funciones incluirán:
- Actúa como Asistente de Oficina para la Oficina de Negocios en SCCC, lo cual podría incluir:
- Asistir al Gerente de Negocios para supervisar el proceso de adquisición y pago, asegurando que todos los órdenes de compra se emitan y entreguen a tiempo
- Revisión de la solicitud de compra para garantizar su precisión, seguimiento de pedidos procesados, gestión de discrepancias con proveedores y seguimiento proactivo de envíos pendientes para garantizar entregas a tiempo
- Monitoreo de una bandeja de entrada compartida y correspondencia con proveedores para confirmar precios, rastrear entregas y resolver consultas de tienda o clientes
- Auditoría de lotes contables para garantizar su precisión y solicitar documentación complementaria de proveedores o clientes para asegurar registros financieros completos
- Uso de programas CI aprobados en OSN y computadora del estado para completar tareas
- Asistencia al Supervisor de Logística
- Asistencia al Gerente de Servicio al Cliente/Operaciones/Producción
- Garantizar el control y la seguridad de los trabajadores encarcelados de acuerdo con las políticas de la DOC
- Otro trabajo asignado
Requisitos
Lo que necesitamos (requisitos obligatorios):
- Graduación de secundaria o equivalente
- Un año de experiencia trabajando en un ambiente de oficina o en labores administrativas
- Fuerte conocimiento en productos de Microsoft Office
- Capacidad para articularse claramente por teléfono, correo electrónico y en persona
Lo que hará que su solicitud destaque (requisitos preferidos):
- Dos (2) años de experiencia documentada en principios y aplicación de LEAN
- Título asociado de instituciones de educación superior cuyas acreditaciones son reconocidas por el Departamento de Educación de los Estados Unidos (USDE) o el Consejo de Acreditación para la Educación Superior (CHEA) en Contabilidad, Inventario, Administración de Empresas o campos relacionados
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
- Experiencia en capacitación y enseñanza a otros
- Experiencia en ventas
- Experiencia trabajando en un entorno correccional
Información suplementaria
Visión: Trabajando juntos por comunidades más seguras.
Misión: Mejorar la seguridad pública cambiando positivamente vidas.
Nuestro compromiso: Operar un sistema correccional seguro y humano, y colaborar con otros para transformar vidas y construir un mejor Washington.
Nuestros valores fundamentales:
- Cultivar un entorno de integridad y confianza: Corrección valora la colaboración y la confianza. Fomentamos la transparencia y apoyamos conversaciones valientes. Estamos comprometidos a hacer lo que decimos que haremos, siendo responsables y asumiendo la responsabilidad personal por nuestras acciones.
- Interacciones respetuosas e inclusivas: Corrección aprecia y valora a las personas promoviendo un entorno inclusivo y diverso, que fomenta la seguridad. Respetamos, valoramos y escuchamos las opiniones, sentimientos y perspectivas de nuestros stakeholders, considerando el impacto en quienes atendemos así como entre nosotros mismos.
- Seguridad de las personas: Corrección cree en crear un entorno que valore la seguridad física, mental y emocional, así como el bienestar. Honramos a quienes promueven la seguridad para todos.
- Positividad en palabras y acciones: En Corrección, asumimos intenciones positivas y creemos que existe un deseo compartido por el mejor resultado. Consistentemente demostramos comportamientos positivos y siempre ponemos nuestro mejor esfuerzo.
- Apoyar el éxito de las personas: Corrección está comprometida con nuestra comunidad – comprendiendo a las personas, inculcando esperanza, abrazando el cambio y brindando oportunidades.
DOC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por raza, creencia, color, origen nacional, sexo, estado civil, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, edad, veterano honrosamente despedido, estado de veterano, información genética o la presencia de cualquier discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de servicio por parte de una persona con discapacidad.
NOTAS IMPORTANTES:
- DOC cumple con los requisitos de verificación de elegibilidad para el empleo del formulario I-9 de verificación de elegibilidad para empleo federal. El candidato seleccionado deberá poder proporcionar prueba de identidad y elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos de acuerdo con los requisitos de dicho formulario. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOC no utiliza E-Verify; por lo tanto, no somos elegibles para ofrecer capacitación de práctica optativa en STEM (OPT). Para más información, por favor visite www.uscis.gov.
- Esta convocatoria puede utilizarse para llenar más de una posición.
- Por favor incluya un mínimo de tres (3) referencias profesionales con su solicitud. Una referencia profesional se define como una persona que ha sido pagada para supervisar su trabajo y puede atestiguar su desempeño laboral, habilidades técnicas y competencias laborales. Si no tiene ninguna o suficientes referencias profesionales, por favor incluya profesionales no relacionados, como educadores u otros asociados profesionales.
Por favor note: El número de teléfono Y la dirección de correo electrónico son obligatorios para todas las referencias profesionales. - Se realizará una verificación de antecedentes, incluyendo historial de registros penales, antes de la contratación de un nuevo empleado. La información obtenida de la verificación no necesariamente excluirá la contratación, pero se considerará al determinar la idoneidad y competencia del candidato para desempeñar el puesto.
- Los empleados pueden trabajar directamente con o cerca de individuos encarcelados en un entorno potencialmente peligroso. Por favor considere esto al decidir si desea aplicar.
- Estamos comprometidos en mantener un entorno laboral libre de drogas y alcohol, y nuestros empleados se espera que cumplan con todas las leyes estatales y federales. Se puede administrar una prueba de drogas antes de la contratación como parte del proceso de selección, y los solicitantes que prueben positivo por cualquier sustancia controlada serán descartados de la consideración.
- Oleoresina de Capsicum (OC) es un spray de pimienta en aerosol disponible como medio de defensa personal y/o desescalado. Se anima a los solicitantes con sensibilidades o alergias a preguntar sobre el nivel de exposición que podrían esperar en este puesto.
- Los proyectos de cuidado de animales son un componente común de la mayoría de las prisas del estado de Washington, incluyendo programas de perros y gatos. Se anima a los solicitantes con sensibilidades o alergias a animales a preguntar sobre el nivel de exposición que podrían esperar en este puesto.
- La tuberculosis (TB) es un problema de salud prioritario para los empleados de DOC. El candidato exitoso podría ser requerido a proporcionar prueba válida de una prueba de piel de TB de base dentro de 60 días desde la fecha de contratación. Cuando los resultados de las pruebas son positivos, se requerirá también más información, pruebas y tratamiento. La contratación no depende de los resultados de la prueba.
- Los grados equivalentes extranjeros otorgados fuera de los Estados Unidos deben tener un informe de evaluación de credenciales adjunto a su solicitud. Puede solicitar la evaluación requerida o documentación desde www.wes.org y www.aice-eval.orgHasta que se proporcione esta documentación, no serás seleccionado para continuar en el proceso de contratación.
Detalles sobre trabajo remoto
Este puesto puede asignarse para trabajo remoto. Si se autoriza para el rol, el trabajo puede realizarse desde tu hogar o otra ubicación fuera de la oficina dentro del estado de Washington, utilizando un servicio confiable de internet o punto de acceso celular en ese momento. Los empleados se espera que realicen las tareas asignadas de manera segura, cuiden adecuadamente todo el equipo proporcionado por el estado y mantengan la confidencialidad de toda la información que posean mientras trabajen fuera de la oficina. Los empleados estarán obligados a desplazarse a una instalación de la Oficina de Correcciónes o a una oficina en el campo según lo requiera el trabajo, lo que podría incluir componentes del proceso de onboarding. Algunas oficinas tendrán un área "de paso", sin embargo, no se proporcionará un espacio de trabajo dedicado dentro de una instalación de la Oficina de Correcciónes.
Lo que Ofrecemos:
Como empleado de la Oficina de Correcciónes, tu integración vida-trabajo es una prioridad. Los empleados del estado de Washington disfrutan de uno de los paquetes de beneficios más inclusivos y competitivos del país. Además de la seguros familiares completos para medicina, odontología y visión, estos beneficios también pueden incluir:
- Trabajo remoto/teletrabajo/horarios flexibles (según el puesto)
- Hasta 25 días de vacaciones pagados al año
- 8 horas de licencia médica pagada al mes
- 12 días feriados pagados al año
- Plan de retiro generoso
- Cuentas de gastos flexibles
- Asistencia para cuidado de dependientes
- Compensación diferida y mucho más!
PERS: Los empleados del estado son miembros del Sistema de Retiro de Empleados Públicos de Washington (PERS). Los nuevos empleados tienen la opción de dos programas de retiro contribuidos por el empleador. Para obtener más información, consulta el Departamento de Sistemas de Retiro' sitio web.
Para preguntas sobre esta convocatoria, o para solicitar una adaptación razonable en el proceso de aplicación, por favor envía un correo electrónico a mackenzie.conley@doc1.wa.gov o llama al 509-630-9160. Para servicios TTY, llama al Servicio de Relé de Washington al 7-1-1 o al 1-800-833-6388.
SeattleMX Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Office Assistant | Industries Specialist 1
Full Time | Permanent
Location: Stafford Creek Corrections Center | Aberdeen, WA
Salary Range: $4,320 - $5,812 Monthly
Correctional Industries (CI) is dedicated to maintaining and expanding incarcerated individual work training programs that develop marketable job skills, promote positive work habits, and support the Department of Corrections’ mission while reducing taxpayer costs. Through these programs, CI provides meaningful work experiences that prepare incarcerated individuals for successful reentry into the workforce and their communities.
The Industries Specialist 1 | Office Assistant plays a vital role in supporting our mission by delivering exceptional customer service to Correctional Industries customers while providing hands-on skills training and work guidance to incarcerated workers. The candidate of choice will help ensure the efficient operation of assigned programs and work activities while fostering a professional environment that emphasizes accountability, teamwork, safety, and quality performance.
This position requires strong communication and interpersonal skills, a commitment to customer service, and the ability to balance operational needs with workforce development objectives. Through daily interactions and instruction, the incumbent will contribute to preparing incarcerated individuals for future employment opportunities while supporting the overall success of Correctional Industries programs.
A completed application packet will include:
- A cover letter regarding your interest in this position with our agency
- A detailed resume
- Three professional references
Duties
We are looking for teammates who share our vision of public service and are committed to an equitable and inclusive culture that fosters and inspires excellence, while promoting innovation, engagement, and safety, leading to better outcomes for our incarcerated population, our agency, and our community.
As an Office Assistant, some of your duties will include:
- Acts as Office Assistant for Business Office at SCCC which could include:
- Assisting Business Manager to oversee the procure-to-pay process, ensuring all purchase orders are issued and delivered on time
- Reviewing purchase requisition for accuracy Track processed orders, managed vendor discrepancies, and proactively followed up on outstanding shipments to guarantee on-time deliveries
- Monitoring a shared inbox and corresponded with vendors to confirm pricing, track deliveries, and resolve shop or customer inquiries
- Auditing accounting batches for accuracy and request supplementary documentation from vendors or customers to ensure complete financial records
- Utilizing approved CI programs on OSN and state computer to complete tasks
- Assisting the Logistics Supervisor
- Assisting the Customer Service/Operations/Production Manager
- Ensuring control and security of Incarcerated workers in accordance with DOC policy
- Other work as assigned
Qualifications
What we need (required qualifications):
- High school graduation or equivalent
- One year working in an office or administrative work
- Strong with Microsoft Office products
- Ability to articulate clearly via phone, email, and in person
What will make your application stand out (preferred qualifications):
- Two (2) years of documented experience in LEAN principles and implementation
- Associate degree from colleges and universities whose accreditations are recognized by the U. S. Department of Education (USDE) or the Council for Higher Education Accreditation (CHEA) in Accounting, Inventory, Business Administration or closely related field
- Excellent oral and written communication
- Experience in training and teaching others
- Sales Experience
- Experience working in a Correctional setting
Supplemental Information
Vision: Working together for safer communities.
Mission: Improving public safety by positively changing lives.
Our Commitment: To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.
Our Core Values:
- Cultivate an environment of integrity and trust: Corrections values partnership and trust. We foster openness and support courageous conversations. We are committed to doing what we say we are going to do by being accountable and taking personal ownership in our actions.
- Respectful and inclusive interactions: Corrections appreciates and values individuals by promoting an inclusive and diverse environment, which encourages safety. We respect, value, and listen to the thoughts, feelings, and perspectives of our stakeholders and consider the impact on those we serve as well as each other.
- People's safety: Corrections believes in creating an environment that values physical, mental, and emotional security and well-being. We honor those who advance safety for all.
- Positivity in words and actions: At Corrections, we assume positive intentions and believe there is a shared desire for the best outcome. We consistently demonstrate positive behavior and always put forth our best effort.
- Supporting people's success: Corrections is committed to our community – understanding individuals, instilling hope, embracing change, and providing opportunities.
DOC is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.
IMPORTANT NOTES:
- DOC complies with the employment eligibility verification requirements for the federal employment eligibility verification form I-9. The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of that form. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
- This recruitment may be utilized to fill more than one position.
- Please include a minimum of three (3) professional references with your application. A professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies. If you do not have any or sufficient professional references, please include non-related professionals, such as educators or other professional associates.
**Please note: Phone number AND email address are required for all professional references. - A background check including criminal record history will be conducted prior to a new hire. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
- Employees may work directly with or near incarcerated individuals in a potentially hazardous setting. Please consider this when deciding whether to apply.
- We are committed to maintaining a drug and alcohol-free work environment, and our employees are expected to comply with all state and federal laws. A pre-employment drug test may be administered as part of the selection process, and applicants who test positive for any controlled substances, will be disqualified from consideration.
- Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Animal care projects are a common component of most Washington State prisons, including dog and cat programs. Applicants with animal sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Tuberculosis (TB) is a priority health issue for DOC employees. The successful candidate may be required to provide valid proof of a baseline TB skin test within 60 days from the date of hire. When positive tests result, further information, testing and treatment will also be required. Employment is not contingent upon test results.
- Foreign equivalent degrees awarded outside the United States must have a credential evaluation report attached to your application. You may request the required evaluation/documentation from www.wes.org and www.aice-eval.org. Until this documentation is provided, you will not be selected to move forward in the hiring process.
Telework Details
This position may be allocated for telework. If authorized for the role, work may be performed from your home or another offsite location within the state of Washington using a reliable internet or cellular hotspot service at that time. Employees are expected to perform assigned duties in a safe manner, to take proper care all state-issued equipment, and maintain confidentiality of all information in possession while working offsite. Employees will be required to commute to a Department of Corrections facility or field office as business requires, to potentially include components of the onboarding process. Some offices will have a “drop in” area available, however, a dedicated workspace within a DOC facility will not be provided.
What We Offer:
As an employee of the Department of Corrections, your work-life integration is a priority. Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation. Besides comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, these perks also may include:
- Remote/telework/flexible schedules (depending on position)
- Up to 25 paid vacation days a year
- 8 hours of paid sick leave per month
- 12 paid holidays a year
- Generous retirement plan
- Flex Spending Accounts
- Dependent Care Assistance
- Deferred Compensation and so much more!
PERS: State Employees are members of the Washington Public Employees' Retirement System (PERS). New employees have the option of two employer contributed retirement programs. For additional information, check out the Department of Retirement Systems' web site.
For questions about this recruitment, or to request reasonable accommodation in the application process, please email mackenzie.conley@doc1.wa.gov or call us at 509-630-9160. For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.
