SeattleMX Análisis de Empleo
💡 Resumen Inteligente
Descripción Original del Puesto
Descripción
COMISIÓN DE UTILIDADES Y TRANSPORTE DE WASHINGTON
Respeto. Profesionalismo. Integridad. Responsabilidad.
Oficial de Registros de la Agencia
(Especialista en Programas Nivel 4)
Consideración Salarial:
Para este puesto, el Paso A es de $63,252 anuales y el Paso L es de $82,872. El extremo superior del rango salarial, el Paso M, es de $84,984, y generalmente corresponde a un paso por antigüedad. Todos los empleados avanzan al Paso M seis (6) años después de ser asignados al Paso L en su rango salarial permanente.
Esta convocatoria está abierta hasta el 10 de junio de 2026, a las 11:59 p.m. La primera revisión de solicitudes está programada para el 3 de junio. Le conviene aplicar lo antes posible.
La Comisión de Utilidades y Transporte de Washington (UTC) se reserva el derecho de tomar una decisión de contratación y/o decidir cerrar o extender esta convocatoria en cualquier momento. Las solicitudes para esta convocatoria podrían utilizarse para llenar puestos similares que se abran dentro de los próximos 60 días.
La Oportunidad:
La Comisión de Utilidades y Transporte de Washington (UTC) busca un líder dinámico y orientado a los detalles para servir como nuestro próximo Oficial de Registros de la Agencia (Especialista en Programas Nivel 4) dentro de la sección de Gestión de Registros. Este es un rol de alto visibilidad donde usted definirá cómo la UTC gestiona, protege y entrega información crítica al público y a los tomadores de decisiones. Liderará nuestro sistema de gestión de casos y portal de presentación electrónica, garantizará el cumplimiento de la Ley de Registros Públicos y la Ley de Procedimiento Administrativo, y supervisará el ciclo completo de los registros de la comisión. Desde guiar solicitudes complejas de registros públicos hasta coordinar reuniones públicas abiertas, su trabajo apoyará directamente la transparencia, la responsabilidad y la confianza en el gobierno.
Además de gestionar sistemas y políticas, usted liderará y desarrollará un equipo de registros calificado, fomentando una cultura de precisión, colaboración y mejora continua. Actuará como el principal contacto de la UTC en materia de cumplimiento de registros, trabajará en conjunto con el liderazgo para perfeccionar procesos y brindará capacitación que fortalezca la comprensión general de la comisión sobre la gestión de registros. Esta es una oportunidad para alguien que se desenvuelve bien en la intersección de liderazgo, pensamiento sistémico y servicio público.
Híbrido:
Aunque esta es una oportunidad híbrida, el candidato exitoso debe residir dentro del estado de Washington y debe estar disponible para reportarse al edificio de la sede central en Lacey, Washington cinco (5) días cada otra semana.
Viaje:
El viaje local, principalmente dentro del condado de Thurston, puede ser requerido para asistir a capacitaciones.
Nuestra Misión:
Proteger a los ciudadanos de Washington asegurando que los servicios de utilidades y transporte propiedad de inversores sean seguros, equitativos, accesibles, confiables y con precios justos.
Visión:
Buscamos lograr resultados equitativos y justos tanto para los consumidores como para las empresas reguladas. Priorizamos la inclusión y el sentido de pertenencia en el lugar de trabajo.
Para obtener más información sobre nuestros beneficios o sobre trabajar en UTC, por favor visite nuestro sitio web.
Lo que Ofrecemos a Nuestros Empleados:
- UTC fomenta un entorno de diversidad, equidad, inclusión y pertenencia, mientras que busca contratar y retener un personal proveniente de las comunidades que atendemos.
- Consideramos importante un equilibrio saludable entre la vida personal y profesional; ofrecemos horarios de trabajo flexibles, programas de bienestar y oportunidades de trabajo móvil o remoto.
- A través del estado, nuestros empleados (y sus familias) tienen acceso a opciones de seguro médico, dental, de visión y de vida básica.
- Ofrecemos la inscripción en los programas de pensiones del estado y un plan de compensación diferida.
- Los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial tienen derecho a días festivos pagados y un día personal pagado por año calendario.
Responsabilidades
Algunas de las tareas que realizarás:
Entre el amplio rango de responsabilidades que se tienen en este rol, el oficial de registros deberá:
- Gestionar el procesamiento de archivos y registros por parte del personal en los procedimientos de juicio de la comisión, incluyendo la notificación de órdenes, notificaciones y cartas, y la distribución de todos los pleitos entrantes.
- Revisar las entradas del personal en el sistema de gestión de casos para garantizar precisión y cumplimiento.
- Desarrollar y mantener políticas de gestión de registros relacionadas con el sistema de gestión de casos y el Portal de Presentación Electrónica (e-Filing).
- Supervisar todas las actividades del personal y su capacitación relacionadas con la gestión del inventario de registros, retención, recuperación y disposición de archivos formales de casos y otros registros oficiales.
- Asistir a los coordinadores de registros de la sección para identificar, evaluar y, si es pertinente, eliminar o modificar horarios de retención de registros únicos, asegurando la uniformidad y consistencia de los horarios de retención.
- Actuar como punto de contacto con la Secretaría de Estado, División de Archivos, asegurando el cumplimiento de la comisión con las políticas y procedimientos de registros del estado.
- Proporcionar a los empleados supervisados evaluaciones de desempeño oportunas y significativas, así como oportunidades de desarrollo profesional.
- Implementar horarios regulares de desarrollo profesional, capacitación y construcción de equipo.
- Asegurar que los documentos de apoyo para cada ítem en la agenda de reunión abierta se publiquen en SharePoint y se distribuyan adecuadamente para que tanto los clientes internos como externos estén informados y tengan acceso a los documentos que la comisión considerará al abordar los ítems en las reuniones abiertas.
- Asesorar y consultar con el liderazgo de la comisión para desarrollar o revisar políticas y procedimientos de reuniones abiertas e implementar los procesos resultantes.
- Asignar tareas de salas de reuniones abiertas y escuchas a personal del centro de registros de manera rotativa.
- Revisar de forma independiente, determinar el alcance de la distribución a los empleados y procesar solicitudes moderadas a complejas de registros públicos.
- Recibir solicitudes complejas de registros públicos de conformidad con las políticas y procedimientos de la agencia y con el WAC 480-04, Acceso Público a la Información y Registros, así como con la Ley de Registros Públicos.
Requisitos
Requisitos Esenciales:
La experiencia para ambos requisitos esenciales y deseados puede adquirirse a través de experiencia vivida, experiencia voluntaria, empleo profesional formal o una combinación de ambas.
Un título universitario en administración de empresas, administración pública, derecho, salud pública, administración de la salud o un campo estrechamente relacionado.
Y
Tres (3) o más años de experiencia coordinando o administrando cualquiera de los siguientes:
- Leyes, reglamentos y estándares de divulgación pública del Estado de Washington.
- HIPAA o requisitos regulatorios; o Gestión de Registros.
- Administrar un sistema de seguimiento o una base de datos grande.
- Elaborar correspondencia y otros documentos cuasi-legales.
O
Cinco (5) o más años de experiencia coordinando o administrando cualquiera de los siguientes:
- Leyes, reglamentos y estándares de divulgación pública del Estado de Washington.
- HIPAA o requisitos regulatorios; o Gestión de Registros.
- Administrar un sistema de seguimiento o una base de datos grande.
- Redactar correspondencia y otros documentos cuasi-legales.
- Liderar o supervisar un equipo.
Competencias en Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) (esperadas en todos los empleados):
- La capacidad de tomar acción para aprender y crecer.
- La capacidad de tomar acción para satisfacer las necesidades de los demás.
- Conocimiento, Comprensión y Compromiso con Diversidad, Equidad e Inclusión (EDI).
- Autoconocimiento.
- Cultivar Alianzas Estratégicas Mutuamente Beneficiosas y de Confianza.
- Excelencia Inclusiva y Alianza.
Competencias Centrales UTC (esperadas en todos los empleados):
- Responsabilidad
- Medir el Éxito y la Mejora
- Enfoque en el Cliente
- Enfoque en Resultados
- Habilidades de Comunicación
- Adaptabilidad/Flexibilidad
- Desarrollo Personal
- Mejora Continua del Proceso
Experiencia, Conocimiento, Habilidades y Capacidades Deseables:
Un título de maestría que incluya estudios principales en administración de negocios o un campo relacionado, o experiencia adicional en manejo de formularios y registros.
- Dos o más años de experiencia liderando equipos.
Conocimiento y comprensión de GovQA. - Proficiencia en software de computadora para los siguientes productos de Microsoft Office: Nivel intermedio: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; Nivel intermedio: Outlook.
- Capacidad para buscar y consultar bases de datos para investigar solicitudes.
- Familiaridad con los principios de reuniones abiertas.
- Familiaridad con términos legales y procedimientos civiles.
Competencias específicas del puesto:
- Conocimiento demostrado de los principios y prácticas de archivo y manejo de registros.
- Comprensión y conocimiento práctico demostrado del Acto de Registros Públicos.
- Comprensión y conocimiento demostrados del Acto de Reuniones Públicas Abiertas y del Acto de Procedimientos Administrativos.
- Experiencia demostrada con los siguientes programas de software:
- MS Excel (o otro software de hojas de cálculo) para crear, modificar, imprimir y formatear hojas de cálculo, buscar y reemplazar datos, y trabajar con fórmulas y funciones básicas; usar plantillas, estilos, formatos automáticos y varias hojas de cálculo; crear y manipular hojas de cálculo grandes o complejas, usar fórmulas matemáticas complejas para calcular datos y vincular hojas de cálculo; importar datos de otras fuentes, filtrar listas y crear y formatear gráficos y diagramas.
- Software de procesamiento de texto, como MS Word, para crear, formatear, editar, previsualizar, imprimir y guardar documentos; usar funciones estándar para seleccionar, editar, copiar, pegar, formatear y revisar ortografía del texto.
- Programas de comunicación electrónica y calendario, como MS Outlook, para redactar, enviar y responder correos electrónicos, y coordinar horarios y programar reuniones.
Información suplementaria
LEA LA SIGUIENTE INFORMACIÓN COMPLETAMENTE:
- Este puesto está cubierto bajo las reglas del servicio civil, Título 357 del Código Administrativo del Estado de Washington (WAC).
- RCW 80.01.020 limita la capacidad del UTC para contratar a cualquier persona que posea acciones en cualquier empresa que el UTC regule o que tenga algún interés financiero en dicha empresa. Dichos intereses incluyen los de la esposa de un empleado.
- UTC no utiliza E-Verify; por lo tanto, no somos elegibles para extender la práctica de capacitación optativa en STEM (OPT). Para más información, por favor visite www.uscis.gov.
Cómo aplicar:
¿Interesado en unirte al equipo de UTC? Haga clic en el botón "Aplicar" en la parte superior para comenzar. Para ser considerado en la evaluación posterior, asegúrese de adjuntar los siguientes documentos a su aplicación completa:
- Carta de interés - describiendo cómo cumple con los requisitos del puesto y por qué cree que es el candidato ideal.
- Resumen - detallando sus competencias aplicables, experiencia y educación.
- Referencias - Al menos, tres (3) referencias profesionales con números de teléfono y direcciones de correo electrónico actualizados deben incluirse en su aplicación; uno (1) contacto DEBE ser su supervisor actual o más reciente.
La primera evaluación de los candidatos será únicamente basado en el contenido y completitud de los materiales de la solicitud, incluyendo las respuestas proporcionadas a la 'Encuesta Suplementaria', junto con los materiales adicionales presentados como parte del proceso de solicitud.
Si está viendo este reclutamiento en cualquier sitio web diferente a www.careers.wa.gov, por favor note el título del reclutamiento y solicite a través del portal oficial del estado de Washington. Su solicitud podría ser recibida incompleta si utiliza un sitio web de terceros. Si está teniendo dificultades técnicas al crear, acceder o completar su solicitud, por favor llame al NEOGOV de forma gratuita al (855) 524-5627 o envíe un correo electrónico a support@neogov.com.
NOTA, indicando 'ver currículum' no sustituirá la completación de la sección 'experiencia laboral' o la encuesta suplementaria del paquete de solicitud y podría resultar en que su presentación sea marcada como incompleta.
Preferencia para Veteranos:
Para información sobre YesVets, haga clic aquí.
Los solicitantes que deseen reclamar la Preferencia para Veteranos deben adjuntar a su solicitud una copia del DD-214 (copia Miembro 4) enmascarada, NGB 22, o una carta de verificación de servicio firmada por el Departamento de Veteranos de los Estados Unidos. Por favor, enmascaré cualquier dato personalmente identificable, como números de Seguro Social. Para más información, contacte a Recursos Humanos de UTC en humanresources@utc.wa.gov.
Todos los datos pueden ser verificados; puede ser requerida documentación adicional. Los candidatos pueden ser descalificados si la educación y/o experiencia laboral no incluyen información utilizada para cumplir con los requisitos mínimos del puesto.
La UTC es empleadora de igualdad de oportunidades. Queremos asegurarnos de que usted tenga una oportunidad igual de unirse a nuestro equipo. Nuestro compromiso es garantizar que los empleados actuales y futuros sean tratados de manera justa y equitativa sin importar la edad, el género (incluyendo identidad de género), la raza, la etnia, la discapacidad, la orientación sexual, el estado de veterano, el estado civil, o la afiliación religiosa o política.
Las personas que necesiten una adaptación en el proceso de solicitud pueden contactar al reclutador por teléfono en (360) 664-1134 o enviar un correo electrónico al Departamento de Recursos Humanos de UTC en humanresources@utc.wa.gov. Para el servicio de TTY, por favor llame al Servicio de Relé de Washington en 7-1-1 o 1-800-833-6384.
Para obtener más información sobre el UTC, por favor visite:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
El Estado de Washington:
http://access.wa.gov
SeattleMX Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
WASHINGTON UTILITIES AND TRANSPORTATION COMMISSION
Respect. Professionalism. Integrity. Accountability.
Agency Records Officer
(Program Specialist 4)
Salary Consideration:
For this position, Step A is $63,252 per year and Step L is $82,872. The high end of the salary range, Step M, is $84,984, and is typically a longevity step. All employees progress to Step M six (6) years after being assigned to Step L in their permanent salary range.
This recruitment is open until June 10, 2026, at 11:59pm. The first pull of applications is scheduled for June 3. It is in your best interest to apply as soon as possible.
UTC reserves the right to make a hiring decision and/or choose to close or extend this recruitment at any given time. Applications for this recruitment could be used to fill comparable positions that open within the next 60 days.
The Opportunity:
The Washington Utilities and Transportation Commission (UTC) seeks a dynamic, detail-oriented leader to serve as our next Agency Records Officer (Program Specialist 4) within the Records Management section. This is a high-visibility role where you’ll shape how the UTC manages, protects, and delivers critical information to the public and decision-makers. You’ll take the lead on our case management system and e-Filing Portal, ensure compliance with the Public Records Act and Administrative Procedure Act, and oversee the full lifecycle of commission records. From guiding complex public records requests to coordinating open public meetings, your work will directly support transparency, accountability, and trust in government.
In addition to managing systems and policies, you will lead and develop a skilled records team, fostering a culture of accuracy, collaboration, and continuous improvement. You will serve as the UTC’s primary liaison on records compliance, partner with leadership to refine processes, and deliver training that strengthens commission-wide understanding of records management. This is an opportunity for someone who thrives at the intersection of leadership, systems thinking, and public service.
Hybrid:
Although this is a hybrid opportunity, the successful incumbent must reside within Washington state and must be available to report to the Lacey, Washington headquarters building five (5) days every other week.
Travel:
Local travel, mostly within Thurston County, may be required to attend training.
Our Mission:
To protect the people of Washington by ensuring that investor-owned utility and transportation services are safe, equitable, available, reliable, and fairly priced.
Vision:
We strive to achieve equitable and fair outcomes for both consumers and regulated companies. We prioritize inclusion and belonging in the workplace.
For more information about our benefits or working at UTC, please visit our website.
What We Offer Our Employees:
- UTC fosters an environment of diversity, equity, inclusion and belonging, while striving to hire and retain a workforce from the communities we serve.
- We place importance on a healthy balance between personal and professional lives; offering flexible work schedules, wellness programs, and mobile/telework opportunities.
- Through the state, our employees (and their families) are offered options for medical, dental, vision and basic life insurance.
- We offer enrollment into the state retirement programs and a deferred compensation plan.
- Full-time and part-time employees are entitled to paid holidays and one paid personal holiday per calendar year.
Duties
Some of What You’ll Do:
Among the varied range of responsibilities held within this role, the records officer will:
- Manage staff’s processing of files and records in commission adjudicative proceedings, including serving orders, notices, and letters, and distributing all incoming pleadings.
- Review staff entries in the case management system to ensure accuracy and compliance.
- Develop and maintain records management policies related to the case management system and e-Filing Portal.
- Oversee all staff activities and training related to managing records inventory, retention, retrieval, and disposition of formal case files and other official records.
- Assist section records coordinators to identify, evaluate, and if appropriate, eliminate or change unique record retention schedules to ensure uniformity and consistency of retention schedules.
- Serve as point of contact with the Secretary of State, Archives Division, ensuring agency compliance with State records policies and procedures.
- Provide supervised staff with timely and meaningful performance evaluations and professional development opportunities.
- Implement regular professional development, training, and team building schedules.
- Ensure supporting documents for each item on the open meeting agenda are posted to SharePoint and distributed as appropriate so that internal and external customers are aware of, and have access to, documents the commission will consider when addressing the items at the open meetings.
- Advise and consult with commission leadership to develop or revise open meeting policies and procedures and implement resulting new processes.
- Assign open meeting and hearing room tasks to records center staff on a rotating basis.
- Independently review, determine extent of distribution to staff, and process moderate to complex public records requests.
- Receive complex requests for public records in compliance with agency policy and procedures and WAC 480-04, Public Access to Information and Records, as well as the Public Records Act.
Qualifications
Required Qualifications:
Experience for both required and desired qualifications can be gained through lived experience, volunteer experience, formal professional employment, or a combination.
A bachelor’s degree in business administration, public administration, law, public health, health administration, or a closely allied field.
AND
Three (3) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
OR
Five (5) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
- Leading or supervising a team.
Diversity Equity and Inclusion (DEI) Competencies (expected of all employees):
- The ability to take action to learn and grow.
- The ability to take action to meet the needs of others.
- EDI Knowledge, Understanding, & Commitment.
- Self-Awareness.
- Cultivating Mutually Beneficial and Trusting Strategic Partnerships.
- Inclusive Excellence & Allyship.
UTC Core Competencies (expected of all employees):
- Accountability
- Measuring Success and Improvement
- Customer Focus
- Results Focus
- Communication Skills
- Adaptability/Flexibility
- Self-Development
- Continuous Process Improvement
Desired Experience, Knowledge, Skills, & Abilities:
A master’s degree involving major study in business administration or a closely related field or additional experience in forms and records management.
- Two or more years of experience leading teams.
Knowledge and understanding of GovQA. - Computer software proficiency for the following Microsoft Office products: Intermediate level: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; Intermediate level: Outlook.
- Ability to search and query databases to research requests.
- Familiarity with Open Meetings principles.
- Familiarity with legal terms/civil procedure.
Position Specific Competencies:
- Demonstrated knowledge of archival and records management principles and practices.
- Demonstrated understanding and working knowledge of the Public Records Act.
- Demonstrated understanding and knowledge of the Open Public Meetings Act and Administrative Procedures Act.
- Demonstrated experience with the following computer software:
- MS Excel (or other spreadsheet software) to create, modify, print, and format spreadsheets, find and replace data, and work with basic formulas and functions; use templates, styles, auto-formats, and multiple worksheets; create and manipulate large or complex spreadsheets, use complex mathematical formulas to calculate data, and link worksheets; import data from other sources, filter lists, and create and format charts and graphs.
- Word processing software, such as MS Word, to create, format, edit, preview, print, and save documents; use standard functions to select, edit, copy, paste, format, and spellcheck text.
- Electronic communications and calendar programs, such as MS Outlook, compose, send, and respond to electronic mail, and coordinate schedules and schedule meetings.
Supplemental Information
READ THE FOLLOWING INFORMATION COMPLETELY:
- This position is covered under civil service rules, Title 357 of the Washington Administrative Code (WAC).
- RCW 80.01.020 limits the UTC's ability to employ any person who owns stock in any company the UTC regulates or is otherwise financially interested in such company. Such interests include those of an employee's spouse.
- UTC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
How to Apply:
Interested in joining the UTC team? Click the Apply button at the top to begin! To be considered for further screening, ensure you attach the following documents to your completed application:
- Letter of Interest - describing how you meet the position qualifications and why you believe you are the ideal candidate.
- Resume - detailing your applicable competencies, experience and education.
- References - At minimum, three (3) professional references with current telephone numbers and email addresses must be included with your application; one (1) contact MUST be your current or most recent supervisor.
The initial screening of candidates will be solely based on the contents and completeness of the application materials, including answers provided to the ‘Supplemental Questionnaire’, along the additional application materials submitted as part of the application process.
If you are viewing this recruitment on any website other than www.careers.wa.gov, please note the recruitment title and apply through Washington state’s official portal. Your application may be received incomplete if using a third-party website. If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
NOTE, indicating ‘see resume’ will not substitute for completing the "work experience" section or supplemental questionnaire of the application packet and may result in your submission being marked incomplete.
Veterans Preference:
For information about YesVets, please click here.
Applicants wishing to claim Veterans Preference should attach to their application a copy of their redacted DD-214 (Member 4 copy), NGB 22, or signed verification of service letter from the United States Department of Veterans Affairs. Please blackout any personally identifiable data such as Social Security numbers. For further information, contact UTC Human Resources at humanresources@utc.wa.gov.
All information may be verified; additional documentation may be required. Candidates may be disqualified if the education and/or work experience does not include information used to meet the minimum qualifications of the job.
The UTC is an equal opportunity employer. We want to make sure you have an equal opportunity to join our team. Our commitment is making sure current and future employees are treated fairly and equally without regard to age, sex (including gender identity), race, ethnicity, disability, sexual orientation, veteran status, marital status, or religious or political affiliation.
Persons needing accommodation in the application process may contact the recruiter via telephone on (360) 664-1134 or email the UTC HR office at humanresources@utc.wa.gov. For TTY service, please call the Washington Relay Service on 7-1-1 or 1-800-833-6384.
For more information about the UTC, please visit:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
The State of Washington:
http://access.wa.gov
