HCLA CUSTOMER SERVICE SPECIALIST 2

Tipo de Empleo: Full Time - Permanent

SeattleMX Análisis de Empleo

💡 Resumen Inteligente

Tiempo de lectura: 2 min ▼

📄 Descripción del Puesto

El rol del Especialista en Servicio al Cliente 2 en HCLA dentro de DSHS apoya tanto a clientes internos como externos proporcionando un servicio al cliente de alta calidad presencial, por teléfono y por correo electrónico, resolviendo consultas y facilitando el acceso a los servicios de la agencia. Este puesto destaca por la comunicación efectiva, habilidades organizativas y confidencialidad en un entorno de equipo apoyador.

📋 Responsabilidades Principales

Atender preguntas generales y resolver quejas y consultas de los clientes.
Saludar a los visitantes, coordinar el espacio de oficina y gestionar calendarios.
Atender llamadas telefónicas profesionalmente, dirigiendo adecuadamente a los llamantes.
Responder correos electrónicos y mensajes de voz de clientes y partes interesadas.
Asistir a los clientes en la interpretación de formularios y procedimientos de la agencia.
Mantener relaciones positivas con otras agencias y organizaciones.
Gestionar proyectos complejos incluyendo sistemas de registro.

🛠 Habilidades Requeridas

Habilidades Técnicas

Aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) Sistemas de Gestión de Correo y Calendario Operación del Sistema Telefónico Gestión de Base de Datos (Manual o Electrónica) Entrada de Datos y Corrección Habilidades Básicas en Computadora

Habilidades Blandas

Comunicación Excelente Orientación al Servicio al Cliente Resolución de Problemas Adaptabilidad Confidencialidad Colaboración Conciencia Cultural

🎓 Requisitos

Educación

Título de asociado o licenciatura

Experiencia

3 años de experiencia en servicio al cliente (para título de asociado) o 1 año (para licenciatura)

⭐ Candidato Ideal

El candidato ideal es un profesional orientado a detalles con habilidades sólidas en servicio al cliente, experiencia probada en la gestión de consultas y quejas de clientes, y alta competencia en aplicaciones de Microsoft Office. Excelen en entornos multitarea, demostrando excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas para garantizar interacciones fluidas con los clientes y operaciones oficinas eficientes.

💬 Preparación para Entrevista

Cuéntame sobre una vez que tuviste que resolver una queja compleja de un cliente de manera eficiente. ¿Cómo la manejaste?

Quieren evaluar tus habilidades de resolución de problemas, capacidad para mantener la calma bajo presión y efectividad en la comunicación con el cliente.

Proporciona un escenario específico donde identificaste el problema, comunicaste activamente con el cliente, implementaste una solución y seguiste con el cliente para garantizar la satisfacción.

¿Cómo manejarías una situación en la que múltiples clientes están solicitando asistencia simultáneamente, lo cual podría sobrecargar tu agenda?

Esto prueba tus habilidades organizativas, capacidad para priorizar tareas y manejar múltiples responsabilidades eficientemente bajo presión de tiempo.

Describe tu enfoque de triaje, el uso de herramientas como calendarios y listas de tareas, y estrategias para delegar o manejar llamadas efectivamente para garantizar respuestas oportunas a todos los clientes.

¿Qué experiencia tienes con la gestión de bases de datos o registros electrónicos relevantes para roles de servicio al cliente?

Quieren verificar tus habilidades técnicas en la gestión de sistemas de datos esenciales para las interacciones con clientes y tareas administrativas.

Proporciona ejemplos concretos de roles anteriores donde gestionaste bases de datos de clientes, garantizaste la precisión de los datos o utilizaste sistemas electrónicos de registros para optimizar procesos.

💡 Consejos de Aplicación

Destaca tu experiencia en la atención a clientes y resolución de quejas, enfocándote en resultados cuantificables como reducción del tiempo de resolución de quejas o aumento de puntajes de satisfacción del cliente.
Cuantifica tus logros en roles anteriores, usando métricas como 'reducción del tiempo de respuesta en un 20%' o 'aumento de tasas de respuesta por correo en un 30%'.
Incluye palabras clave como 'servicio al cliente', 'proficiencia en Microsoft Office', 'gestión de calendario' y 'entrada de datos' para alinear tu perfil con los requisitos del puesto.
Personaliza tu currículum para destacar experiencia relevante en entornos gubernamentales o de servicio público, si aplica, enfocándote en habilidades y responsabilidades transferibles similares a las mencionadas en el anuncio de empleo.
En tu carta de presentación, destaca tu entusiasmo por el servicio público y tu capacidad de adaptación a entornos estructurados, mientras proporcionas contexto sobre cómo tu experiencia alinea con la misión y valores de la agencia.

🚀 Trayectoria Profesional

Este puesto puede llevar a oportunidades de ascenso como Especialista en Servicio al Cliente Senior, pasando a un rol de liderazgo como Líder de Equipo, o progresando hacia roles especializados como Analista de Políticas dentro de la agencia, dependiendo de la formación adicional y experiencia.

Análisis AI por SeattleMX

Descripción Original del Puesto

Descripción

DSHS HCLA – Especialista en Servicio al Cliente 2

Únase a nuestro equipo como Especialista en Servicio al Cliente 2 con la Administración de Vivienda y Vida Comunitaria (HCLA), brindando servicios a Servicios Comunitarios para Discapacidades de Desarrollo (DDCS) en la oficina de servicio al campo de Everett. Este puesto es solo en oficina, brindando apoyo en servicio al cliente de forma presencial y mediante teléfono y correo electrónico tanto para clientes internos como externos. El titular del puesto trabajará tanto de forma independiente como colaborativamente con un equipo dedicado para ayudar a individuos y familias a navegar aplicaciones y procesos de la agencia para acceder a servicios. Jugará un papel importante en el apoyo a los clientes resolviendo consultas y preocupaciones complejas y conectando a las personas con socios comunitarios y recursos en toda la región. Este rol proporciona un servicio consistente y de alta calidad para garantizar y mantener operaciones oficiales fluidas y respondientes.

Algunas de las tareas que realizará:

Atender preguntas generales y ayudar a resolver quejas, consultas e incidentes de servicio al cliente de los clientes
Saludar a los visitantes de la oficina y dirigirlos al personal, sala de reuniones o oficina adecuados
Coordinar espacio para reuniones en el edificio y oficina y mantener calendarios
Atender el sistema telefónico con múltiples líneas, dirigiendo a los llamantes al personal adecuado de manera amable y profesional
Responder a mensajes de correo electrónico y mensajes de voz de clientes, personal y otros interesados
Brindar asistencia al público, clientes, proveedores y usuarios interpretando formularios, folletos y explicando los procedimientos adecuados para acceder a los servicios de la agencia
Asegurar que se mantengan relaciones laborales positivas con otras regiones, agencias u organizaciones
Ejecutar una variedad de proyectos y asignaciones complejas, incluyendo la establecimiento y revisión de sistemas de registro electrónico o manual (incluyendo archivos de base de datos)
Habilidades organizativas sólidas con atención al detalle, incluyendo entrada de datos, revisión de pruebas y gestión de registros
Brindar apoyo y respaldo al Especialista en Servicio al Cliente 3

Habilidades, conocimientos y capacidades deseados:

Excelentes habilidades en servicio al cliente en un entorno rápido y dinámico
Capacidad para comunicarse de manera efectiva con la gerencia, compañeros, clientes y el público, según sea necesario para llevar a cabo las funciones asignadas al puesto
Capacidad para comunicar información tanto oralmente como por escrito, de manera que otros puedan comprenderla y ayudar a los clientes a completar los formularios requeridos
Debe ser hábil en el uso del computador y las aplicaciones de Microsoft Office
Capacidad para trabajar colaborativamente en un entorno de equipo multidisciplinario
Capacidad para proteger información y documentos sensibles y confidenciales, y mantener la confidencialidad respecto a la información de los clientes
Experiencia en la gestión de prioridades concurrentes y mantener informados a los principales funcionarios de la agencia sobre asuntos de clientes, ambientales y personales
Capacidad para identificar problemas de naturaleza seria o sensible que requieran ser reportados a la cadena de mando del supervisor
Capacidad para ser flexible, adaptarse al cambio y respetar las diferencias en opiniones y valores
Compromiso para fomentar la conciencia cultural y la diversidad, y mantener un engagement respetuoso con todas las personas, incluidas aquellas con discapacidades intelectuales

¿Quién debería postularse?
Buscamos profesionales que cumplan con uno de los siguientes:

Título de asociado y tres (3) años de experiencia ayudando a los clientes a resolver quejas o problemas

Título de licenciatura y un (1) año de experiencia ayudando a los clientes en relación con consultas, quejas o problemas

Experiencia equivalente ayudando a los clientes en relación con consultas, quejas o problemas

Información adicional:

Horario de trabajo: 8:00 AM - 5:00 PM, de lunes a viernes
Los empleados del Condado de Snohomish son elegibles para recibir una tarjeta Orca para necesidades de transporte.

¿Listo para comenzar una carrera recompensadora? Postúlate hoy mismo!
Junto con su aplicación, por favor incluya:

Un currículum actualizado
Tres referencias profesionales con información de contacto

¿Tiene preguntas?
Por favor, contacte al reclutador de DSHS, Peter Bonato, en peter.bonato@dshs.wa.gov y mencione el número de empleo #03771.

La visión del Departamento de Servicios Sociales y Salud (DSHS) de que las personas encuentren servicios humanos para moldear sus propias vidas requiere que trabajemos juntos con un sentido de pertenencia, propósito común, valores compartidos y trabajo significativo. Es crucial para la visión de nuestra agencia que usted aporte un compromiso con la justicia social, el acceso y la equidad en su trabajo con DSHS. Nos esforzamos por apoyar a todos los residentes de Washington, incluidos los afroamericanos, indígenas y personas de color, personas con discapacidades físicas, de salud mental y intelectuales, adultos mayores, personas LGBTQIA+, inmigrantes y refugiados, y familias que construyen seguridad financiera.

Información suplementaria

Antes de la contratación de un nuevo empleado, se puede realizar una verificación de antecedentes que incluya el historial de registros penales. La información obtenida de la verificación no necesariamente impedirá la contratación, pero será considerada para determinar la idoneidad y competencia del postulante para desempeñarse en el puesto. Este anuncio puede utilizarse para llenar múltiples vacantes. Los empleados que conducen en asuntos gubernamentales deben tener una licencia de conducir válida. Los empleados que conducen un vehículo privado en asuntos gubernamentales deben tener seguro de responsabilidad civil en el vehículo privado.

El Departamento de Servicios Sociales y Salud de Washington es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades y no discrimina en ningún aspecto del empleo, sus programas o servicios, basándose en la edad, el sexo, la orientación sexual, el género, la identidad o expresión de género, el estado civil, la raza, la fe, el color, la nacionalidad, la religión o creencias, la afiliación política, el estado militar, el estatus de veterano honrosamente despedido, el período de la Guerra de Vietnam, el estatus de veterano recientemente separado u otros veteranos protegidos, la presencia de cualquier discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de asistencia entrenado por una persona con discapacidad, el pago equitativo o la información genética. Las personas que requieran una adaptación en el proceso de aplicación o en este anuncio de empleo en un formato alternativo pueden contactar al reclutador en el (360) 725-5810. Los solicitantes que sean sordos o con dificultad auditiva pueden llamar a través del Servicio de Relé de Washington dializando 7-1-1 o 1-800-833-6384.

E-Verify® es una marca registrada del Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos.

SeattleMX Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Customer Service Specialist 2 role at HCLA within DSHS supports both internal and external customers by providing high-quality in-person, phone, and email customer service, resolving inquiries, and facilitating access to agency services. This position emphasizes strong communication, organizational skills, and confidentiality in a supportive team environment.

📋 Key Responsibilities

Field general questions and resolve client complaints and inquiries.
Greet visitors, coordinate office space, and manage calendars.
Answer phone calls professionally, directing callers appropriately.
Respond to emails and voicemails from clients and stakeholders.
Assist clients with interpreting forms and agency procedures.
Maintain positive relationships with other agencies and organizations.
Manage complex projects including record keeping systems.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Applications (Word, Excel, Outlook) Email and Calendar Management Systems Phone System Operation Database Management (Manual or Electronic Records) Data Entry and Proofreading Basic Computer Skills

Soft Skills

Excellent Communication Customer Service Orientation Problem Solving Adaptability Confidentiality Collaboration Cultural Awareness

🎓 Qualifications

Education

Associate's degree or Bachelor’s degree

Experience

3 years of customer service experience (Associate's) or 1 year (Bachelor’s)

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is a detail-oriented professional with robust customer service skills, proven experience in managing client inquiries and complaints, and strong proficiency in Microsoft Office applications. They excel in multitasking environments, demonstrating excellent communication and problem-solving abilities to ensure smooth client interactions and efficient office operations.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you had to resolve a complex client complaint efficiently. How did you handle it?

They want to assess your problem-solving skills, ability to remain calm under pressure, and effectiveness in client communication.

Provide a specific scenario where you identified the issue, communicated proactively with the client, implemented a solution, and followed up to ensure satisfaction.

How would you handle a situation where multiple clients are seeking assistance simultaneously, potentially overwhelming your schedule?

This tests your organizational skills, prioritization abilities, and capacity to manage multiple tasks efficiently under time constraints.

Describe your triage approach, use of tools like calendars and task lists, and strategies for delegating or managing calls effectively to ensure timely responses to all clients.

What experience do you have with managing databases or electronic records relevant to customer service roles?

They need to verify your technical skills in handling data management systems crucial for client interactions and administrative tasks.

Give concrete examples from previous roles where you managed client databases, ensured data accuracy, or utilized electronic records systems to streamline processes.

💡 Application Tips

Highlight your experience handling client inquiries and resolving complaints, emphasizing quantifiable outcomes such as reduced complaint resolution time or increased client satisfaction scores.
Quantify your achievements in previous roles, using metrics like 'decreased turnaround time by 20%' or 'increased email response rates by 30%'.
Include keywords like 'customer service', 'Microsoft Office proficiency', 'calendar management', and 'data entry' to align with the job description requirements.
Customize your resume to showcase relevant experience in government or public service settings, if applicable, emphasizing transferable skills and duties similar to those listed in the job posting.
In your cover letter, emphasize your enthusiasm for public service and your ability to adapt to structured environments, while providing context on how your background aligns with the agency’s mission and values.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Customer Service Specialist, transitioning into a supervisory role like a Team Leader, or progressing into specialized roles like Policy Analyst within the agency, depending on additional training and experience.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

DSHS HCLA– Customer Service Specialist 2

Join our team as a Customer Service Specialist 2 with the Home and Community Living Administration (HCLA), serving Developmental Disabilities Community Services (DDCS) in the Everett field service office. This position is in-office only, providing customer service support in person and via phone and email to both internal and external customers. The incumbent will work both independently and collaboratively with a dedicated team to help individuals and families navigate applications and agency processes to access services. You will play an important role in supporting clients by resolving complex inquiries and concerns and connecting people to community partners and resources across the region. This role provides consistent, high-quality service delivery to ensure and maintain smooth and responsive office operations.

Some of what you'll do:

Field general questions and assist in resolving client complaints, inquiries, and customer service issues
Greet visitors to the office and refer to the appropriate, staff, meeting room, or office
Coordinate building and office meeting room space and maintain calendars
Answer multiple line phone system, directing callers to appropriate staff in a courteous and professional manner
Respond to email and voicemail messages from clients, staff, and other stakeholders.
Provide the public, clients, providers, and customers with assistance interpreting forms, pamphlets, and explaining the proper procedures to access agency services
Ensure positive working relationships are maintained with other regions, agencies, or organizations
Carry out a variety of complex projects and assignments including establishing and revising electronic or manual record keeping systems (including database files)
Strong organizational skills with attention to detail, including data entry, proofreading, and records management
Provide backup and support to the Customer Service Specialist 3

Desired skills, knowledge, and abilities:

Excellent customer service skills in a fast-paced environment
Ability to effectively communicate with management, peers, clients, and the public as required to carry out the assigned duties of the position
Ability to communicate information both orally and in writing so others will understand and help assist clients in completing required forms
Must be proficient at using the computer and Microsoft Office applications
Ability to work collaboratively in a multi-disciplinary team setting
Ability to safeguard sensitive and confidential information and documents and maintain confidentiality regarding client information
Experience in managing competing priorities and keeping key agency personnel notified as to client issues, environment issues, and personal issues
Ability to identify issues of a serious or sensitive nature that need to be reported to supervisor chain of command
Ability to be flexible, adapt to change and respect differences in opinion and values
Commitment to fostering cultural awareness and diversity, and maintaining respectful engagement with all individuals, including those with intellectual disabilities

Who should apply?
We’re looking for professionals who meet one of the following:

Associates degree and three (3) years of experience assisting customers to resolve complaints or problems

A Bachelor’s degree and one (1) year of experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems

Equivalent experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems.

Additional information:

Work schedule: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday through Friday
Snohomish County employees are eligible to receive an Orca Card for transportation needs.

Ready to start a rewarding career? Apply today!
Along with your application, please include:

An updated resume
Three professional references with contact information

Questions?
Please reach out to DSHS Recruiter Peter Bonato at peter.bonato@dshs.wa.gov and reference job number #03771.

The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.

Supplemental Information

Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.

Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.

E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security

Período de Solicitud

7días 09:30:37

Fecha de Inicio 5/15/2026 (Vie)

Fecha Límite 5/22/2026 (Vie)

11:59 PM fecha límite

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