SeattleMX Análisis de Empleo
💡 Resumen Inteligente
Descripción Original del Puesto
Descripción
.png)
AGRICULTURA - Una piedra angular de la economía de Washington
El Departamento de Agricultura del Estado de Washington ha estado sirviendo al estado durante más de 100 años. A través del servicio, la regulación y la defensa, mantenemos la viabilidad y vitalidad de la agricultura en Washington, protegiendo a los consumidores, la salud pública y el medio ambiente. Trabajamos extensamente con agricultores y ganaderos, pero nuestras responsabilidades – desde garantizar la seguridad alimentaria hasta la protección ambiental – impactan la vida de millones de personas local, nacional y internacionalmente.
La agencia cuenta con aproximadamente 780 empleados y crece cercano a 1,000 empleados en el pico de la temporada laboral. Para obtener más información y ver otras vacantes, por favor visite nuestro Página de Empleo.
La Oportunidad:
La división de Desarrollo de Sistemas Agrícolas y Alimentarios (FFSD) se dedica a fortalecer los sistemas alimentarios y la viabilidad económica de la agricultura de Washington. Los programas de esta división apoyan a los consumidores, agricultores y empresas alimentarias mediante el servicio, la asistencia y la defensa, promoviendo la visión de que la agricultura florece mientras contribuye a la salud de las personas y la economía de Washington.El Equipo Administrativo de la división FFSD brinda apoyo integral en todos los programas dentro de la división, asegurando que las operaciones diarias sean fluidas y que haya una coordinación efectiva. Actuamos como un recurso central para la comunicación, organización y gestión de procesos, ayudando a mantener la consistencia, eficiencia y organización dentro de la división.
El Asistente Administrativo brinda apoyo administrativo directo para los 4 programas dentro de la división, incluyendo Asistencia Alimentaria, Mercados Regionales, Marketing Internacional y Programa de Subsidio para Cultivos Especializados. El Asistente Administrativo también apoya las necesidades administrativas del Director Asistente de la división FFSD y el Coordinador de la División. Este apoyo incluye, pero no se limita a, el control de horarios, actividades de nómina, coordinación de viajes y apoyo a las actividades de adquisición y compras de la división.
El Asistente Administrativo reporta al Coordinador de la División de Desarrollo de Sistemas Agrícolas y Alimentarios.
Notas Importantes:
El salario base ofrecido tendrá en cuenta la equidad interna y puede variar según el conocimiento, habilidades y experiencia laboral del candidato preferido. El salario de inicio típico para esta posición es: Rango 44 Paso A $47,100 Paso L $61,644 anualmente.
Responsabilidades
Incluyen, pero no se limitan a:
Proporcionar apoyo administrativo al División de Desarrollo de Sistemas Agrícolas y Alimentarios, Coordinador de la División y Programas de FFSD
- Mantener informado al supervisor sobre situaciones urgentes, confidenciales y/o sensibles en el tiempo.
- Realizar tareas complejas de procesamiento para la división, como correo masivo, clasificación, integración de texto con gráficos, trabajo con bases de datos, etc.
- Mantener y rastrear el inventario de suministros oficiales.
- Mantener el calendario de la división FFSD y sus programas.
- Contribuir al funcionamiento eficiente de la división, asistir en reuniones de personal administrativo, colaborar entre divisiones y ajustar carga de trabajo y prioridades según sea necesario.
- Organizar y priorizar proyectos para garantizar precisión y puntualidad en su finalización.
- Proporcionar apoyo administrativo a los empleados y programas de la división en diversos proyectos.
- Redactar correspondencia con el personal interno y proveedores.
- Coordinar con el personal de la división en prácticas administrativas óptimas.
- Actuar como relojero en PISCES; registrar el tiempo de ausencia de los empleados, generar horarios para presentaciones de nómina, y asistir al personal con preguntas relacionadas con el registro de tiempo.
- Recopilar y distribuir información de nómina, cargos, saldo de vacaciones y otros informes que se distribuirán a supervisores y gerentes de programas.
- Reunirse regularmente con el supervisor para planificar y priorizar la carga de trabajo, tareas y horarios, para apoyar mejor las necesidades de la división.
- Asistir en el mantenimiento del almacenamiento y espacio en exceso de la división en la sala de correos de la agencia.
- Procesar y enviar el correo de la división cuando sea necesario.
- Revisar, verificar y aprobar hojas de cálculo de costos para el motorpool, facturas de teléfonos celulares, arrendamientos de computadoras personales y otros, enviando ajustes o actualizaciones a Financial Services cuando sea necesario.
- Compilar y distribuir informes financieros a los programas.
- Desarrollar, evaluar y realizar compras para el equipo y suministros de la división.
- Asistir en el procesamiento de solicitudes del tracker de congelación de la división y revisar su completitud.
- Preparar, rastrear, procesar y presentar solicitudes de compra de la división.
- Preparar y procesar facturas recibidas de los programas de la división y adquirir la documentación necesaria.
- Procesar facturas para pagos de transferencias internacionales.
- Monitorear y rastrear el presupuesto del programa y proporcionar estimaciones de gastos.
- Auditar y procesar vouchers de viaje utilizando el sistema TEMS.
- Asistir al personal de la división en la realización de arreglos de viaje, incluyendo la reservación de vuelos y alquiler de automóviles.
- Registrar a los empleados en conferencias y capacitaciones.
- Completar y rastrear la documentación de viaje, incluyendo solicitudes de alojamiento por encima del límite, autorizaciones para viajes fuera del estado y del país, solicitudes de viaje aéreo y solicitudes de comidas con reuniones.
- Coordinar y procesar solicitudes dentro del sistema automatizado de Suministro y Equipo (S&E) de WSDA.
- Aplicar y hacer cumplir las políticas y procedimientos de adquisición de WSDA para todas las acciones de compra y proporcionar entrada al nivel de la división cuando se requiera actualizar las políticas y procedimientos.
- Utilizar el conocimiento de la política de firma (autoridad de gasto) de la agencia, los aprobadores autorizados de órdenes y sus representantes cuando se procesen solicitudes de compra.
- Asistir a los programas con facturas de subvenciones y presentarlas a Financial Services para su pago.
- Actualizar páginas web internas y externas.
- Revisar y verificar que los materiales estén completos según los estándares de la agencia y garantizar el cumplimiento de la ADA.
- Componer correspondencia oficial de la división y de los programas de acuerdo con los estándares de marca de la agencia.
- Programar y asistir a reuniones de la división y del programa; registrar los minutos de la reunión, compilar y distribuir las notas.
- Preparar documentos para la reunión para los asistentes.
- Programar y reservar lugares internos y externos para reuniones y conferencias.
- Brindar asistencia en la configuración y soporte de reuniones virtuales.
- Mantener los registros de la división y del programa, asegurando que los archivos y registros se conserven y se organizan adecuadamente.
- Brindar apoyo a la coordinadora de la división y a los programas en solicitudes de registros públicos.
- Realizar y garantizar el cumplimiento del retención de registros en papel y electrónico.
- Realizar proyectos de escaneo y eliminación de documentos para la división.
Requisitos
¿Quién debería postularse?
Profesionales con:
Cuatro (4) años de experiencia progresivamente responsable en trabajo de oficina/clerical y administrativo.
Además de los requisitos mencionados anteriormente, el siguiente conocimiento, habilidades y capacidades harán que un candidato sea altamente deseable:
- Habilidades para realizar investigaciones en una asignación específica de trabajo.
- Experiencia con la Suite de Microsoft Office.
- Experiencia en la coordinación de viajes y actividades de adquisición de bienes, de conformidad con las políticas estatales, federales y de la agencia.
- Habilidades para gestionar procesos de registro de horas.
- Capacidad para crear y mantener contenido basado en web que cumpla con los estándares ADA.
Información Suplementaria
Beneficios del empleado
- Un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida, que puede incluir horarios flexibles y el trabajo remoto.
- WSDA ofrece un excelente paquete de beneficios más allá de los beneficios tradicionales. El empleo estatal ofrece Asistencia para Cuidado de Dependientes, Cuentas de Gastos Flexibles, Cancelación de Préstamos por Servicio Público, Exención de Matrícula, Compensación Diferida, Licencia de Reconocimiento al Empleado; haga clic aquí para obtener más información.
- 12 días de vacaciones de Vacaciones y Licencias y Acreditación de Licencias.
- Todos los Equipos de Protección Personal (PPE) requeridos serán proporcionados por la agencia.
Cómo aplicar
Debe completar su perfil en careers.wa.gov y responder las preguntas complementarias. Además de completar la solicitud en línea y las preguntas complementarias, los solicitantes deben adjuntar los siguientes documentos a su perfil para ser considerados para este puesto:
· Un currículum vitae que detalle su experiencia y educación
· Una carta de presentación que describa cómo cumple con los requisitos específicos para este puesto
· Tres referencias profesionales
Al enviar estos materiales, está indicando que toda la información es verdadera y correcta. El estado puede verificar la información. Cualquier información falsa o engañosa es causa para eliminar al solicitante del grupo de postulantes o para su despido si es contratado.
Si está teniendo dificultades técnicas al crear, acceder o completar su solicitud, por favor llame al NEOGOV sin cargo al (855) 524-5627 o envíe un correo electrónico support@neogov.com.
La primera evaluación se basará únicamente en el contenido y completitud de su La aplicación y los materiales presentados. Todos los datos pueden ser verificados y se puede requerir documentación. Las solicitudes recibidas por correo electrónico no serán aceptadas en lugar de aplicar a través del sistema de reclutamiento en línea del estado.
WSDA utiliza un formulario I-9 (Descargar lector de PDF)(Descargar lector de PDF) para determinar la elegibilidad para el empleo y la verificación, una vez contratado. Este documento es la autorización de la capacidad de una persona para ser contratada para empleo dentro de los Estados Unidos. Los solicitantes deben ser elegibles para trabajar en los Estados Unidos.
Equidad en WSDA
El Departamento de Agricultura reconoce, aprecia, apoya, acepta y respeta todas las identidades culturales y antecedentes mientras colaboramos de manera auténtica. Contratamos personas increíbles que comparten el compromiso con nuestro plan estratégico Pro-Equity Anti-Racist (PEAR), nuestra implementación del Acta Healthy Environment for All (HEAL), y nuestras necesidades y deseos únicos de pertenencia, respeto e inclusión. Valoramos el crecimiento y desarrollo de nuestros miembros del equipo al proporcionar acceso equitativo a recursos y oportunidades para el aprendizaje continuo, la mejora y el avance.
Buscamos contratar, cultivar y retener un personal productivo y dedicado que refleje las comunidades que atendemos, mientras que estamos comprometidos con un lugar de trabajo que celebre nuestras diferencias y apoye el empleo equitativo e inclusivo, sin importar la raza, la religión, el color, la nacionalidad, el estado de ciudadanía o situación migratoria, el estado civil, familias con hijos (incluyendo el embarazo, el parto o condiciones médicas relacionadas), el género, la orientación sexual, la diversidad de identidad de género, la edad, el estatus como veterano protegido, el estatus como veterano honrosamente despedido o de servicio militar, el estatus como persona con la presencia de cualquier discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de asistencia entrenado por una persona con discapacidad, o cualquier otro característica legalmente protegida aplicable. También consideramos a solicitantes calificados con antecedentes penales, de conformidad con las leyes federales, estatales y locales aplicables.
Contáctenos
Si tiene alguna pregunta sobre este puesto o la solicitud en línea, contacte la Oficina de Recursos Humanos en Recruitment@agr.wa.gov.
Antes de una nueva asignación en el Departamento de Agricultura, se realizará una verificación de antecedentes que incluya el historial de antecedentes penales. La información obtenida de la verificación no necesariamente excluirá el empleo, pero se considerará al determinar la idoneidad y competencia del solicitante para desempeñar el puesto.
La División de Recursos Humanos puede utilizar referencias de esta convocatoria para llenar futuras vacantes similares durante un período de seis meses.
Preferencia para Veteranos: Los solicitantes que cumplan con los requisitos mínimos y deseen reclamar la Preferencia para Veteranos DEBEN adjuntar una copia de su DD214, o otra verificación del servicio militar. Por favor, borre cualquier dato personalmente identificable, como números de seguridad social. Para obtener más información sobre la Preferencia para Veteranos y orientación sobre cómo determinar si usted es elegible, haga clic aquí.
Las personas con discapacidad que necesiten ayuda con su solicitud o deseen este anuncio en un formato alternativo pueden llamar al 664-1960 o al teléfono sin cargo (877) 664-1960. Los usuarios de TTY deben llamar primero al 711 para acceder al Servicio de Relé de Washington.
Para obtener más información sobre el Departamento de Agricultura del Estado de Washington, visite nuestro sitio web en www.agr.wa.gov.
SeattleMX Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
AGRICULTURE - A Cornerstone of Washington's Economy
The Washington State Department of Agriculture has been serving the state for more than 100 years. Through service, regulation, and advocacy, we keep agriculture viable and vital in Washington State, while protecting consumers, public health, and the environment. We work extensively with farmers and ranchers, but our responsibilities – from ensuring food safety to environmental protection – touch the lives of millions of people locally, nationally, and abroad.
The agency includes 780 employees approximately and grows close to 1,000 employees at the peak of seasonal work. To learn more and view additional openings, please visit our Employment Page.
The Opportunity:
The Farm & Food Systems Development division (FFSD) is dedicated to strengthening the food systems and economic viability of Washington agriculture. The programs in this division support consumers, farmers, and food businesses through service, assistance, and advocacy advancing the vision that agriculture thrives while contributing to the health of the people and the economy of Washington.The Administrative Team for FFSD provides comprehensive support across all programs within the division, ensuring smooth day to day operations and effective coordination. We serve as a central resource for communication, organization, and process management, helping maintain consistency, efficiency, and organization across the division.
The Administrative Assistant provides direct administrative support for all 4 programs within the division including Food Assistance, Regional Markets, International Marketing, and Specialty Crop Block Grant Program. The Administrative Assistant also supports the administrative needs of the FFSD Assistant Director and Division Coordinator. This support includes, but is not limited to, time keeping, payroll activities, travel coordinator, and supporting division procurement and purchasing activities.
The Administrative Assistant reports to the Farm & Food Systems Development Division Coordinator.
Important Notes:
The base pay offered will take into account internal equity and may vary depending on the preferred candidate's job-related knowledge, skills, and experience. The typical starting salary for this position is: Range 44 Step A $47,100 - Step L $61,644 annually.
Duties
Include but not limited to:
Provide administrative support to Farm & Food Systems Development Division, Division Coordinator, and FFSD Programs
- Keep supervisor apprised of urgent, confidential, and/or time sensitive situations.
- Perform complex work processing tasks for division such as mail/merge, sort, integrating text with graphics, database work, etc.
- Maintain and track office supplies and inventory.
- Maintain the FFSD division and program calendar.
- Contribute to overall efficient division operations, attend administrative staff meetings, assist across division and adjust workload and priorities as needed.
- Organize and prioritize projects to ensure accuracy and timeliness in their completion.
- Provide division staff and programs with administrative support on various projects.
- Compose correspondence to internal staff and vendors.
- Coordinate with division staff on administrative best practices.
- Act as timekeeper in PISCES; track employee leave, generate timesheets for payroll submissions, and assist staff with timekeeping related questions.
- Compile and distribute payroll, position data, leave balance, and other reports to be distributed to supervisors and program managers.
- Meet with supervisor regularly to plan and prioritize workload, tasks, and schedules to best support division needs.
- Assist in maintaining division storage and surplus space in the agency mailroom.
- Process and send division mail as needed.
- Review, verify, and approve cost spreadsheets for motorpool, cell phone invoices, PC leases, and others sending adjustments or updates to Financial Services as needed.
- Compile and distribute financial reports to programs.
- Develop, evaluate, and conduct purchasing for division equipment and supplies.
- Assist with processing division freeze tracker requests and reviews for completeness.
- Prepare, track, process, and submit division purchase requests.
- Prepare and process invoices received from division programs and acquires necessary documentation.
- Process invoices for international wire transfer payments.
- Monitor and track program budget and provide expenditure estimates.
- Audit and process travel vouchers using the TEMS system.
- Assist division staff with making travel arrangements including booking flights and rental car reservations.
- Register employees for conferences and trainings.
- Complete and track documentation for travel including over limit lodging requests, out of state and out of country travel authorizations, air travel requests, and meals with meeting requests.
- Coordinate and process requests within WSDA’s automated Supply & Equipment (S&E) system.
- Apply and enforces WSDA’s procurement policies and procedures for all purchasing actions and provide input at the division level when policies and procedures need to be updated.
- Utilize knowledge of agency signature (expenditure authority) policy, authorized order approvers and proxies when processing purchase requests.
- Assist programs with grant invoices and submits to Financial Services for payment.
- Update internal and external webpages.
- Review and verify materials are completed to agency standards and ensures ADA compliance.
- Compose official division and program correspondence in accordance to agency brand standards.
- Schedule and attend division and program meetings; record meeting minutes, compile and distribute notes.
- Prepare meeting documents for attendees.
- Schedule and reserve internal and external meeting and conference locations.
- Assist with virtual meeting set up and support.
- Maintain division and program records and ensure files and records are retained and organized.
- Provide support to division coordinator and programs for public records requests.
- Conduct and ensure compliance of paper and electronic record retention.
- Perform scan and toss projects for division.
Qualifications
Who should apply?
Professionals with:
Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, administrative work.
In addition to the above qualifications, the following knowledge, skills, and abilities will make a candidate highly desirable:
- Skills in conducting research on a specific work assignment.
- Experience with Microsoft Office Suite.
- Experience coordinating travel and procurement activities in compliance with state, federal, and agency policies.
- Skills in managing timekeeping processes.
- Ability to create and maintain web-based content that adheres to ADA standards.
Supplemental Information
Employee Benefits
- A healthy work/life balance, which may include flexible work schedules, and teleworking.
- WSDA provides an excellent benefits package beyond traditional benefits. State employment offers Dependent Care Assistance, Flexible Spending Accounts, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Deferred Compensation, Employee Recognition Leave; click here for more information.
- 12 paid Holidays & Vacation and Leave Accruals.
- All Personal Protective Equipment (PPE) required will be provided by the agency.
How to apply
You must complete your careers.wa.gov profile and answer the supplemental questions. In addition to completing the online application, and supplemental questions applicants must attach the following documents to their profile to be considered for this position:
· A resume detailing experience and education
· A cover letter describing how you meet the specific qualifications for this position
· Three professional references
By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed.
If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
The initial screening will be solely based on the contents and completeness of your application and the materials submitted. All information may be verified, and documentation may be required. Applications received via e-mail will not be accepted in lieu of applying through the state's on-line recruitment system.
WSDA uses a I-9 form (Download PDF reader)(Download PDF reader) to determine Employment Eligibility and Verification, once hired. This document is the authorization of an individual’s ability to be hired for employment within the United States. Applicants must be eligible to work in the United States.
Equity at WSDA
The Department of Agriculture recognizes, appreciates, supports, embraces, and respects all cultural identities and backgrounds while we collaborate in authentic ways. We hire amazing people that share in the commitment to our Pro-Equity Anti-Racist (PEAR) strategic plan, our Healthy Environment for All (HEAL) Act implementation plan, and our unique needs and desires for belonging, respect, and inclusion. We value the growth and development of our team members by providing equitable access to resources and opportunities for continuous learning, improvement, and advancement.
We strive to hire, cultivate, and retain a productive and dedicated workforce that reflects the communities we serve while we are committed to a workplace that celebrates our differences and supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state, and local laws.
Contact Us
Should you have any questions regarding this position or the online application, contact the Human Resource Office at Recruitment@agr.wa.gov.
Prior to a new appointment into the Department of Agriculture, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the position.
The Human Resources Division may use referrals from this recruitment to help fill future similar vacancies for up to six months.
Veteran's Preference: Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security numbers. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here.
Persons with a disability, who need assistance with their application or need this announcement in an alternative format, may call 664-1960 or toll free (877) 664-1960. TTY users should first call 711 to access the Washington Relay Service.
For more information about the Washington State Department of Agriculture, visit us at www.agr.wa.gov.
