SeattleMX Análisis de Empleo
💡 Resumen Inteligente
Descripción Original del Puesto
Descripción
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AGRICULTURA - Un pilar fundamental de la economía de Washington
El Departamento de Agricultura del Estado de Washington ha estado sirviendo al estado durante más de 100 años. A través del servicio, la regulación y la defensa, mantenemos la viabilidad y vitalidad de la agricultura en Washington, protegiendo a los consumidores, la salud pública y el medio ambiente. Trabajamos extensamente con agricultores y ganaderos, pero nuestras responsabilidades – desde garantizar la seguridad alimentaria hasta la protección ambiental – afectan la vida de millones de personas localmente, nacionalmente y en el extranjero.
La agencia incluye aproximadamente 780 empleados y crece cercano a 1,000 empleados en el pico de la temporada laboral. Para obtener más información y ver otras vacantes, por favor visite nuestro Página de Empleo.
La Oportunidad:
La División de Seguridad Alimentaria y Servicios al Consumidor (FS&CS) es una de las seis divisiones del Departamento de Agricultura del Estado de Washington. La División FS&CS sirve a los consumidores y stakeholders del estado de Washington asegurando la disponibilidad, seguridad e integridad de la cadena de suministro de alimentos para humanos y animales del estado. La división está compuesta por aproximadamente 100+ empleados a tiempo completo a través de seis programas estatales, incluyendo: Alimentación Animal, Laboratorio FSCS, Seguridad Alimentaria, Orgánico y Seguridad de Cultivos. También albergamos al Equipo de Respuesta Rápida que gestiona las respuestas a emergencias relacionadas con alimentos y suministros animales.
El equipo de administración de la División de Seguridad Alimentaria y Servicios al Consumidor (FSCS) proporciona consultoría experta a nivel de división al Director Asistente y a los cinco Gerentes de Programas sobre la supervisión financiera y de recursos humanos, gestión de proyectos, análisis de proyectos legislativos y solicitudes de divulgación pública. Nuestro equipo asegura que las políticas y procedimientos de la agencia y de la división se implementen de manera consistente y precisa, junto con el cumplimiento de los Códigos Administrativos del Estado de Washington (WACs). La administración de la División FSCS supervisa iniciativas a nivel de división como la elaboración de normas, asignaciones presupuestarias y procedimientos de registros públicos.
El Especialista en Operaciones y Registros de la División contribuye al éxito de la división ayudando en la implementación de actividades de planificación estratégica y a largo plazo y actuando como el enlace de la División con el Oficial de Registros Públicos de WSDA. El puesto liderará proyectos complejos relacionados con la división y proporcionará consejos y recomendaciones a la gerencia en todos los aspectos de la Ley de Registros Públicos y acuerdos contractuales. Este puesto se enfoca en mejorar la efectividad operativa mientras se mantiene el cumplimiento con las leyes y regulaciones estatales.
Notas Importantes:
El salario base ofrecido tomará en cuenta la equidad interna y puede variar según el conocimiento, habilidades y experiencia laboral del candidato preferido. El salario de inicio típico para este puesto es: Rango 60, Paso A $69,744 - Paso L $91,464 anualmente.
Responsabilidades
Lo que se espera
Algunas de las diversas responsabilidades dentro de este rol:
- Analizar cómo se difunde la información dentro y fuera de la División. Identificar riesgos y oportunidades de mejora, especialmente relacionadas con la divulgación pública, seguridad de la información, compras, reembolsos por viajes y eficiencia en los procesos de negocio.
- Iniciar y liderar grupos de trabajo para proyectos de mejora de procesos para implementar mejoras futuras del estado.
- Participar en proyectos de Tecnología de la Información para asegurar que la misión de la División se refleje en los procesos de negocio y la infraestructura de datos del estado en el futuro.
- Gestionar y actualizar los Acuerdos de Compartición de Datos (DSA) de la división que involucran entidades gubernamentales internas y externas, según la política de la agencia y los procedimientos de registros públicos de la división.
- Supervisar/revisar el contenido del sitio web para garantizar su precisión y facilidad de navegación. Trabajar con los gerentes de programas cuando se hagan recomendaciones para cambios.
- Actuar como el punto único de acceso hacia y desde la División para solicitudes de revelación pública y preguntas sobre gestión de registros.
- Asegurar que la División cumpla con la Ley de Registros Públicos y cumpla con otros requisitos adicionales, incluyendo obligaciones contractuales, requisitos de acreditación y estándares de seguridad de la información.
- Investigar, analizar y evaluar los registros. Trabajar con el oficial de registros de la agencia para garantizar que las respuestas sean completas.
- Investigar, analizar y evaluar la gestión y retención de registros de la división, incluyendo disposición y disposición final.
- Proporcionar dirección y orientación al personal de los programas de conformidad con las leyes y reglamentos del estado.
- Actualizar/revisar, cuando sea necesario, el procedimiento de solicitudes de registros públicos de la división, en colaboración con el Director Asistente y el Coordinador de la División (AD/DC).
- Comunicar preocupaciones y ideas de mejora del proceso al AD/DC.
- Trabajar con los programas para garantizar la retención y gestión adecuada de registros electrónicos y en papel por parte de la agencia.
- Identificar las necesidades de capacitación del personal de la División para implementar mejores prácticas relacionadas con la revelación pública y los procesos de gestión de información.
- Identificar el contenido de capacitación disponible que satisfaga esas necesidades o desarrollar nuevo contenido. Asegurar que la capacitación se brinde.
- Asegurar que la capacitación en registros públicos de la agencia se complete anualmente para el personal de la División. Asegurar que todo el personal de la División comprenda y cumpla con las reglas, leyes y procedimientos de la División.
- Iniciar capacitación cuando sea necesario sobre los requisitos de almacenamiento y retención, tanto electrónicos como en papel.
- Identificar oportunidades para comunicarse con nuestros clientes sobre la información que recopilamos, cómo la usamos, cómo la hacemos disponible y cómo la protegemos. Asegurar que los mensajes se desarrollen y entreguen de acuerdo con las leyes, reglamentos y procedimientos de la División aplicables.
- Actuar como respaldo al Coordinador de la División durante su ausencia.
- Actuar como respaldo en los procesos TEMS/ Viaje dentro de la División.
- Colaborar y apoyar a otros administradores de la División, incluyendo al AD/DC, en tareas o proyectos específicos de la División o del programa.
- Apoyar los datos de PISCES y su precisión durante cada mes en comparación con HRMS. Procesar actualizaciones en cuanto al estado de horas extras, PIDs, vencimientos de período de prueba/servicio provisional, nuevos contrataciones, etc.
- Apoyar los cambios en los procesos de compra/contratación dentro de la División en colaboración con la Oficina de Pagos, la Oficina de Contratación y el DC.
- Iniciar procesos y documentación estandarizados para lograr consistencia y oportunidades de capacitación cruzada.
Requisitos
¿Quién debería postularse?
Profesionales con:
- Título de licenciatura en administración de empresas, administración pública, derecho, salud pública, administración de la salud o un campo relacionado Y Cuatro (4) años de experiencia realizando investigación y análisis de políticas, leyes, reglamentos o reglas o combinación comparable de educación de posgrado y experiencia.
Debe tener la capacidad de calificar para y obtener la Comisión de la FDA según lo requiera. Las cualificaciones para la Comisión de la FDA (sujetas a cambios, discreción y consulta adicional por parte de la FDA):
- Cumple con los requisitos para las funciones del puesto.
- Ciudadano de los Estados Unidos de América.
- No tiene antecedentes penales/misdemeanors (excluyendo infracciones menores de tránsito) ni procesos pendientes/investigaciones sobre ello.
Además de los requisitos mencionados anteriormente, el siguiente conocimiento, habilidades y capacidades harán que un candidato sea muy deseable:
- Experiencia en Gestión de Archivos.
Información Suplementaria
Beneficios del Empleado
- Un equilibrio saludable entre trabajo y vida, que puede incluir horarios flexibles.
- WSDA ofrece un excelente paquete de beneficios más allá de los beneficios tradicionales. El empleo estatal ofrece Asistencia para Cuidado de Dependientes, Cuentas de Gastos Flexibles, Cancelación de Préstamos por Servicio Público, Exención de Matrícula, Compensación Diferida, Licencia de Reconocimiento del Empleado; haga clic aquí para obtener más información.
- 12 días pagados de Vacaciones y Accrual de Licencias.
- Todos los Equipos de Protección Personal (PPE) requeridos serán proporcionados por la agencia.
Cómo aplicar:
Debe completar su perfil en careers.wa.gov y responder las preguntas suplementarias. Además de completar la solicitud en línea, los solicitantes deben adjuntar los siguientes documentos a su perfil para ser considerados para este puesto:
· Un currículum vitae que detalle su experiencia y formación académica
· Una carta de presentación que describa cómo cumple con los requisitos específicos para este puesto
· Tres referencias profesionales
Al enviar estos materiales, usted está indicando que toda la información es verdadera y correcta. El estado puede verificar la información. Cualquier información falsa o engañosa será motivo para eliminar al candidato del pool de solicitantes o su despido si es contratado.
Las solicitudes con comentarios "ver adjuntos" serán consideradas incompletas.
Si tiene dificultades técnicas al crear, acceder o completar su solicitud, por favor llame al NEOGOV sin cargo al (855) 524-5627 o envíe un correo electrónico support@neogov.com.
La primera revisión se basará únicamente en el contenido y completitud de su solicitud y los materiales presentados. Todos los datos pueden ser verificados y se puede requerir documentación. Las solicitudes recibidas por correo electrónico no serán aceptadas en lugar de aplicar a través del sistema de reclutamiento en línea del estado.
WSDA utiliza un formulario I-9 (Descargue el lector de PDF)Descargue el lector de PDF) Para determinar la elegibilidad para el empleo y la verificación, una vez contratado. Este documento es la autorización de la capacidad de una persona para ser contratada para empleo dentro de los Estados Unidos. Los solicitantes deben ser elegibles para trabajar en los Estados Unidos.
Equidad en WSDA
El Departamento de Agricultura reconoce, aprecia, apoya, acepta y respeta todas las identidades culturales y antecedentes mientras colaboramos de manera auténtica. Contratamos personas increíbles que comparten el compromiso con nuestro plan estratégico Pro-Equity Anti-Racist (PEAR), la implementación del Acta Healthy Environment for All (HEAL), y nuestras necesidades y deseos únicos de pertenencia, respeto e inclusión. Valoramos el crecimiento y desarrollo de nuestros miembros del equipo al proporcionar acceso equitativo a recursos y oportunidades para el aprendizaje continuo, la mejora y el avance.
Nos esforzamos por contratar, cultivar y retener un personal productivo y dedicado que refleje las comunidades que atendemos, mientras que estamos comprometidos con un lugar de trabajo que celebre nuestras diferencias y apoye el empleo equitativo e inclusivo, sin importar la raza, la religión, el color, la nacionalidad, el estado de ciudadanía o situación migratoria, el estado civil, las familias con hijos (incluyendo el embarazo, el parto o condiciones médicas relacionadas), el género, la orientación sexual, la diversidad de identidad de género, la edad, el estatus como veterano protegido, el estatus como veterano honrosamente despedido o el estatus militar, el estatus como persona con la presencia de cualquier discapacidad sensorial, mental o física, o el uso de un perro guía o animal de asistencia entrenado por una persona con discapacidad, o cualquier otro característica legalmente protegida aplicable. También consideramos a solicitantes calificados con antecedentes penales, de conformidad con las leyes federales, estatales y locales aplicables.
Contáctenos
Si tiene alguna pregunta sobre este puesto o la solicitud en línea, contacte la Oficina de Recursos Humanos en Recruitment@agr.wa.gov.
Antes de una nueva asignación en el Departamento de Agricultura, se realizará una verificación de antecedentes que incluya el historial de registros penales. La información obtenida de la verificación no necesariamente excluirá el empleo, pero se considerará en la determinación de la idoneidad y competencia del solicitante para desempeñar el puesto.
La División de Recursos Humanos puede utilizar referencias de esta contratación para llenar futuras vacantes similares durante un período de seis meses.
Preferencia para Veteranos: Los solicitantes que cumplan con los requisitos mínimos y deseen reclamar la Preferencia para Veteranos DEBEN adjuntar una copia de su DD214, o otra verificación del servicio militar. Por favor, borre cualquier dato personalmente identificable, como números de seguridad social. Para obtener más información sobre la Preferencia para Veteranos y orientación sobre cómo determinar si usted es elegible, haga clic aquí.
Las personas con discapacidad que necesiten asistencia con su solicitud o requieran esta notificación en un formato alternativo pueden llamar al 664-1960 o al teléfono sin costo (877) 664-1960. Los usuarios de TTY deben llamar primero al 711 para acceder al Servicio de Relé de Washington.
Para obtener más información sobre el Departamento de Agricultura del Estado de Washington, visite nuestro sitio web en www.agr.wa.gov.
SeattleMX Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
AGRICULTURE - A Cornerstone of Washington's Economy
The Washington State Department of Agriculture has been serving the state for more than 100 years. Through service, regulation and advocacy, we keep agriculture viable and vital in Washington State, while protecting consumers, public health, and the environment. We work extensively with farmers and ranchers, but our responsibilities – from ensuring food safety to environmental protection – touch the lives of millions of people locally, nationally, and abroad.
The agency includes 780 employees approximately and grows close to 1,000 employees at the peak of seasonal work. To learn more and view additional openings, please visit our Employment Page.
The Opportunity:
The Food Safety & Consumer Services (FS&CS) Division is one of the six divisions in the Washington State Department of Agriculture. The FSCS Division serves consumers and stakeholders in the state of Washington by assuring the availability, safety, and integrity of the state's human and animal food supply. The division is made up of approximately 100+ FTEs through six five statewide programs, including: Animal Feed, FSCS Laboratory, Food Safety, Organic, and Produce Safety. We also house the Rapid Response Team that manages food and feed emergency responses.
The Food Safety & Consumer Services (FSCS) Division administration team provides expert consultation on a division-wide basis to the Assistant Director and the five Program Managers regarding financial and human resource oversight, project management, legislative bill analysis, and public disclosure requests. Our team ensures agency and division policies and procedures are implemented consistently and accurately along with adherence to Washington Administrative Codes (WACs). FSCS Division administration oversees division wide initiatives such as rulemaking, budget allotments, and public records procedures.
The Division Operations and Records Specialist contribute to the success of the division by assisting the implementation of strategic and long-term planning activities and acting as the Division's liaison to WSDA's Public Records Officer. The position will lead complex division related projects and provides counsel and recommendations to management in all areas of the Public Records Act and contractual agreements. This position focuses on enhancing operational effectiveness while maintaining compliance with state laws and regulations.
Important Notes:
The base pay offered will take into account internal equity and may vary depending on the preferred candidate's job-related knowledge, skills, and experience. The typical starting salary for this position is: Range 60, Step A $69,744 - Step L $91,464 annually.
Duties
What to Expect
Some of the various responsibilities within this role:
- Analyze how information is disseminated within and outside the Division. Identify risks and improvement opportunities especially related to public disclosure, information security, purchasing, Travel reimbursements and business process efficiency.
- Initiate and lead work groups for process improvement projects to implement future state improvements.
- Participate in Information Technology projects to ensure the Division's mission are reflected in future state business processes and data infrastructure.
- Manage and update division Data Sharing Agreements (DSA's) involving internal and external government entities, according to agency policy and division public records procedure.
- Monitor/review website content to ensure accuracy and ease of navigation. Work with program managers when making recommendations for changes.
- Act as the single point of access into and out of the Division for Public Disclosure Requests and records management questions.
- Ensure the Division complies with the Public Records Act and abides by additional requirements including contractual obligations, accreditation requirements, and information security standards.
- Research, analyze and evaluate records. Work with agency records officer to ensure responses are complete.
- Research, analyze and evaluate division records management and retention, including disposition and disposal.
- Provide direction and guidance to program staff consistent with state laws and rules.
- Update/revise as necessary, division public records request procedure, in collaboration with the Assistant Director and Division Coordinator (AD/DC).
- Communicate concerns and process improvement ideas to AD/DC.
- Work with programs to ensure appropriate agency retention and management of electronic and paper records.
- Identify training needs for Division staff to implement best practices relative to public disclosure and information business processes.
- Identify available training content that meets those needs or develop new content. Ensure that training is provided.
- Ensure agency public records training is completed annually for Division staff. Ensures all division staff understand and abide by rules, laws, and Division procedures.
- Initiate training as needed regarding storage and retention requirements, both electronic and paper.
- Identify opportunities to communicate with our customers about the information we collect, how we use it, how we make it available, and how we protect it. Ensure that messages are developed and delivered in accordance with applicable laws, rules, and Division procedures.
- Act as back-up to Division Coordinator during absence.
- Act as back-up to TEMS/Travel processes within the Division.
- Collaborate and support other division admin, including the AD/DC, in division or program specific tasks/projects.
- Support PISCES data and its accuracy throughout each month compared to HRMS. Process updates in regard to OT status, PIDs, trial service/probation period expirations, new hires, etc.
- Support changes in purchasing/procurement processes within the Division in collaboration with Accounts Payable, Procurement office, and DC.
- Initiate streamlined processes and documentation for consistency and cross training opportunities.
Qualifications
Who should apply?
Professionals with:
- Bachelor’s degree in business administration, public administration, law, public health, health administration, or a related field AND Four (4) years of experience conducting research and analyzing policies, laws, rules, or regulations or comparable combination of graduate education and experience.
Must have the ability to qualify for and obtain FDA Commissioning as required. FDA Commission qualifications (subject to change, discretion, and further inquiry by FDA):
- Meets qualifications for position duties.
- Citizen of United States of America.
- No felonies/misdemeanor (excluding minor traffic offenses) or pending trials/investigations for such.
In addition to the above qualifications, the following knowledge, skills, and abilities will make a candidate highly desirable:
- Records Management Experience.
Supplemental Information
Employee Benefits
- A healthy work/life balance, which may include flexible work schedules.
- WSDA provides an excellent benefits package beyond traditional benefits. State employment offers Dependent Care Assistance, Flexible Spending Accounts, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Deferred Compensation, Employee Recognition Leave; click here for more information.
- 12 paid Holidays & Vacation and Leave Accruals.
- All Personal Protective Equipment (PPE) required will be provided by the agency.
How to apply:
You must complete your careers.wa.gov profile and answer the supplemental questions. In addition to completing the online application, and supplemental questions applicants must attach the following documents to their profile to be considered for this position:
· A resume detailing experience and education
· A cover letter describing how you meet the specific qualifications for this position
· Three professional references
By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed.
Applications with comments "see attachments" will be considered incomplete.
If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
The initial screening will be solely based on the contents and completeness of your application and the materials submitted. All information may be verified, and documentation may be required. Applications received via e-mail will not be accepted in lieu of applying through the state's on-line recruitment system.
WSDA uses a I-9 form (Download PDF reader)Download PDF reader) to determine Employment Eligibility and Verification, once hired. This document is the authorization of an individual’s ability to be hired for employment within the United States. Applicants must be eligible to work in the United States.
Equity at WSDA
The Department of Agriculture recognizes, appreciates, supports, embraces, and respects all cultural identities and backgrounds while we collaborate in authentic ways. We hire amazing people that share in the commitment to our Pro-Equity Anti-Racist (PEAR) strategic plan, our Healthy Environment for All (HEAL) Act implementation plan, and our unique needs and desires for belonging, respect, and inclusion. We value the growth and development of our team members by providing equitable access to resources and opportunities for continuous learning, improvement, and advancement.
We strive to hire, cultivate, and retain a productive and dedicated workforce that reflects the communities we serve while we are committed to a workplace that celebrates our differences and supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state, and local laws.
Contact Us
Should you have any questions regarding this position or the online application, contact the Human Resource Office at Recruitment@agr.wa.gov.
Prior to a new appointment into the Department of Agriculture, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the position.
The Human Resources Division may use referrals from this recruitment to help fill future similar vacancies for up to six months.
Veteran's Preference: Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security numbers. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here.
Persons with a disability, who need assistance with their application or need this announcement in an alternative format, may call 664-1960 or toll free (877) 664-1960. TTY users should first call 711 to access the Washington Relay Service.
For more information about the Washington State Department of Agriculture, visit us at www.agr.wa.gov.
